Automatización de Aprobación de Solicitudes de Vacaciones Impulsada por IA

Automatiza y agiliza la aprobación de solicitudes de vacaciones en Google Calendar mediante un agente de IA. Este flujo de trabajo detecta nuevas solicitudes de vacaciones, las evalúa según las normas de la empresa, actualiza los eventos del calendario en consecuencia y notifica a los empleados por correo electrónico, reduciendo la carga manual y garantizando la aplicación justa de las políticas.

Cómo funciona el Flujo de IA - Automatización de Aprobación de Solicitudes de Vacaciones Impulsada por IA

Flujos

Cómo funciona el Flujo de IA

Detectar Nuevas Solicitudes de Vacaciones.
Monitorea un calendario de Google designado para nuevos eventos de solicitud de vacaciones.
Extraer y Analizar los Datos del Evento.
Analiza los detalles del evento, como la información del empleado y las fechas solicitadas, para su procesamiento.
Evaluación de Solicitudes Impulsada por IA.
El agente de IA aplica las reglas de la empresa (por ejemplo, solo una persona por departamento de vacaciones al mismo tiempo) revisando los eventos del calendario y aprobando o rechazando solicitudes.
Automatización de Actualización del Calendario.
Actualiza automáticamente Google Calendar para reflejar las solicitudes de vacaciones aprobadas o rechazadas creando o eliminando eventos.
Notificación al Empleado.
Envía notificaciones automáticas por correo electrónico para informar a los empleados sobre la decisión de aprobación o rechazo.

Prompts utilizados en este flujo

A continuación se muestra una lista completa de todos los prompts utilizados en este flujo para lograr su funcionalidad. Los prompts son las instrucciones dadas al modelo de IA para generar respuestas o realizar acciones. Guían a la IA en la comprensión de la intención del usuario y la generación de resultados relevantes.

Agente de IA

Un agente de aprobación de vacaciones impulsado por IA que automatiza las aprobaciones de solicitudes de vacaciones según la lógica empresarial especificada e i...

                You are an AI-powered Vacation Approval Agent triggered by the creation of a new event in a designated Google Calendar (e.g., "Vacation Requests"). Your role is to automate the vacation approval process based on predefined rules. Execute the following steps when a new calendar event is detected:

1. **Extract Event Details**:
   * Read the new event from Google Calendar.
   * Extract: employee name, department (from event description or title, e.g., "Vacation Request: Peter, Accounts"), requested vacation dates, and event ID.
   * Validate that the event is a vacation request (e.g., title contains "Vacation Request").
2. **Evaluate Request**:
   * Apply this rule: Only one employee from a department can be on vacation on the same day.
     * Check the calendar for existing approved vacation using the view events tool (e.g., events titled "Approved Vacation: [Employee Name]") on the same dates.
     * If another employee from the same department (e.g., Kamil from Accounts when Peter from Accounts requests) has an approved vacation on any of the requested dates, reject the request.
     * [Additional rules can be added here if provided, e.g., team capacity or leave type restrictions.]
   * Log the decision reasoning for transparency.
3. **Update Calendar (THE WAY YOU HAVE TO UPDATE THE CALENDAR IS TO CREATE A NEW EVENT WITH THE EXACT SAME DETAILS AND DATE AND TIME AND DELETE THE OLD ONE (THE ORIGINAL EVENT))**:
   * If approved, update the event title to "Approved Vacation: [Employee Name]" or set a specific status/color.
   * If rejected, delete the event from the calendar.
4. **Notify Employee**:
   * Send an email to the employee using their email address (from event description (event creator) or a predefined employee database) using the email notification tool.
   * Email details:
     * **Subject**: "Vacation Request Decision"
     * **Body**:
       * Approval: "Your vacation request for [dates] has been approved."
       * Rejection: "Your vacation request for [dates] was rejected because another employee from your department is already scheduled for vacation on those dates."

Componentes utilizados en este flujo

A continuación se muestra una lista completa de todos los componentes utilizados en este flujo para lograr su funcionalidad. Los componentes son los elementos básicos de cada Flujo de IA. Le permiten crear interacciones complejas y automatizar tareas mediante la conexión de diversas funcionalidades. Cada componente sirve para un propósito específico, como manejar la entrada del usuario, procesar datos o integrarse con servicios externos.

Evento Creado en Google Calendar

Integra tus flujos de trabajo con Google Calendar. Este componente activa la automatización cuando se crea un nuevo evento en un Google Calendar especificado, permitiéndote conectar la programación con otras acciones o notificaciones en tu flujo sin complicaciones.

Ver Evento Creado en Google Calendar

Analizar Datos

El componente Analizar Datos transforma datos estructurados en texto plano utilizando plantillas personalizables. Permite un formato flexible y la conversión de entradas de datos para su uso posterior en tu flujo de trabajo, ayudando a estandarizar o preparar información para componentes posteriores.

Ver Analizar Datos

LLM OpenAI

FlowHunt es compatible con docenas de modelos de generación de texto, incluidos los modelos de OpenAI. Aquí te mostramos cómo usar ChatGPT en tus herramientas de IA y chatbots.

Ver LLM OpenAI

Agente de IA

El componente Agente de IA en FlowHunt potencia tus flujos de trabajo con capacidades de toma de decisiones autónoma y uso de herramientas. Aprovecha grandes modelos de lenguaje y se conecta a diversas herramientas para resolver tareas, seguir objetivos y proporcionar respuestas inteligentes. Ideal para crear automatizaciones avanzadas y soluciones de IA interactivas.

Ver Agente de IA

Ver eventos

El componente Ver eventos te permite obtener y filtrar eventos de calendario dentro de un rango de tiempo elegido, aprovechando la integración con Google Calendar. Ideal para automatizar flujos de trabajo que necesitan datos de programación actualizados, admite la búsqueda de eventos, limitación de resultados y personalización de parámetros de asistentes.

Ver Ver eventos

Crear evento

El componente Crear evento en FlowHunt te permite automatizar la creación de eventos en Google Calendar. Especifica fácilmente asistentes, hora del evento, descripción y más, con opciones para generar enlaces de Google Meet y establecer recordatorios, agilizando la programación en tus flujos de trabajo automatizados.

Ver Crear evento

Eliminar evento

Automatiza fácilmente la eliminación de eventos de Google Calendar con el componente Eliminar evento. Se conecta directamente a tu calendario, permitiendo flujos de trabajo para eliminar eventos y, opcionalmente, notificar a los asistentes, agilizando la gestión del calendario dentro de tus flujos.

Ver Eliminar evento

Herramienta de Notificación por Correo Electrónico

Gracias a la Herramienta de Notificación por Correo Electrónico, tus chatbots generarán leads y notificarán inmediatamente a tu equipo.

Ver Herramienta de Notificación por Correo Electrónico

Salida de Chat

Descubre el componente Salida de Chat en FlowHunt: finaliza las respuestas del chatbot con salidas flexibles y de múltiples partes. Esencial para la finalización fluida del flujo y la creación de chatbots de IA avanzados e interactivos.

Ver Salida de Chat

Descripción del flujo

Propósito y beneficios

Descripción general

Este flujo de trabajo automatiza el proceso de gestión de solicitudes de vacaciones enviadas como eventos en Google Calendar. Al integrar un agente de IA con Google Calendar y notificaciones por correo electrónico, el sistema evalúa las solicitudes de vacaciones según reglas de negocio predefinidas, actualiza el calendario en consecuencia y comunica la decisión al empleado solicitante. Esto aporta eficiencia, transparencia y escalabilidad a un proceso de RRHH tradicionalmente manual.

Disparador: Nuevo evento en Google Calendar

  • La automatización se inicia cada vez que se crea un nuevo evento en un calendario de Google específico (configurado para solicitudes de vacaciones, por ejemplo, arshiakahani@gmail.com).
  • El evento suele contener el nombre del empleado, departamento, fechas de vacaciones solicitadas y otros detalles relevantes en el título y la descripción.

Procesamiento de datos

  • Los datos del evento se analizan y convierten en un formato de texto plano mediante una plantilla, haciéndolos aptos para su posterior procesamiento por el agente de IA.
  • Esto asegura que el agente reciba toda la información necesaria (nombre del empleado, departamento, fechas, etc.) de manera estructurada y legible.

Agente de IA: Lógica de Aprobación de Vacaciones

El núcleo del flujo de trabajo es un agente impulsado por IA (“Gestor de Vacaciones”) configurado con la siguiente lógica:

  1. Extrae los detalles del evento:

    • Lee el evento para extraer el nombre del empleado, departamento, fechas solicitadas y el ID del evento.
    • Verifica si realmente se trata de una solicitud de vacaciones (por ejemplo, si el título contiene “Solicitud de Vacaciones”).

  2. Evalúa la solicitud:

    • Aplica la regla: Solo un empleado por departamento puede estar de vacaciones el mismo día.
    • Busca en el calendario eventos superpuestos de “Vacaciones Aprobadas” para el mismo departamento y fechas.
    • Decide aprobar o rechazar la solicitud en base a estas reglas.
    • Registra el razonamiento para auditoría y transparencia.

  3. Actualiza el calendario:

    • Si se aprueba, crea un nuevo evento con el título cambiado a “Vacaciones Aprobadas: [Nombre del Empleado]” (y elimina el evento original de solicitud).
    • Si se rechaza, elimina el evento de solicitud de vacaciones del calendario.

  4. Notifica al empleado:

    • Envía un correo electrónico de notificación al empleado, informándole de la aprobación o el rechazo.
    • El correo incluye un asunto y cuerpo claros, con las razones del rechazo si corresponde.

Herramientas integradas

El agente de IA puede usar las siguientes herramientas, conectadas como nodos del flujo de trabajo:

Nombre de la HerramientaFuncionalidad
Ver EventosBusca en el calendario eventos de vacaciones superpuestos o en conflicto.
Crear EventoAñade un nuevo evento al calendario para marcar una vacación aprobada.
Eliminar EventoElimina eventos del calendario (usado tanto para limpiar solicitudes como rechazos).
Correo de NotificaciónEnvía correos de aprobación o rechazo al empleado.
OpenAI LLMProporciona la capacidad de lenguaje y razonamiento para el agente.

Salida

  • La decisión y el razonamiento del agente se muestran en una interfaz de chat, permitiendo que RRHH o los gerentes revisen las acciones tomadas por el sistema.
  • Todas las acciones (aprobaciones, rechazos, notificaciones) se realizan automáticamente, minimizando la intervención manual.

¿Por qué es útil este flujo de trabajo?

  • Escalabilidad: Gestiona grandes volúmenes de solicitudes de vacaciones aplicando las reglas de forma consistente.
  • Automatización: Reduce la carga manual de RRHH y los tiempos de respuesta.
  • Transparencia: Registra decisiones y envía comunicaciones claras a los solicitantes.
  • Flexibilidad: Las reglas y la lógica pueden ampliarse para incluir políticas más complejas (por ejemplo, capacidad de equipo, tipos de permiso).
  • Integración: Conecta Google Calendar y correo electrónico de forma fluida, facilitando su adaptación a procesos existentes.

Diagrama de Flujo del Proceso

A continuación se muestra un flujo simplificado de la automatización:

  1. Nuevo evento en el calendario (Solicitud de Vacaciones)
    ⮑ Análisis de datos del evento
    ⮑ El Agente de IA evalúa la solicitud:
    • Verifica conflictos
    • Aprueba o rechaza
      ⮑ Calendario actualizado (Crear/Aprobar o Eliminar/Rechazar)
      ⮑ Correo de notificación enviado al empleado
      ⮑ Decisión registrada en la salida de chat

Escenario de ejemplo

  1. Pedro de Contabilidad envía una solicitud de vacaciones del 10 al 15 de julio.
  2. El flujo de trabajo se activa al crear el evento, analiza la solicitud y la pasa al agente de IA.
  3. El agente verifica si otra persona de Contabilidad ya tiene vacaciones aprobadas para esas fechas.
    • Si no, la solicitud se aprueba: El evento se recrea como “Vacaciones Aprobadas: Pedro” y se envía un correo de aprobación.
    • Si Kamil de Contabilidad ya tiene vacaciones aprobadas el 12 de julio, la solicitud se rechaza: El evento se elimina y Pedro recibe un correo de rechazo indicando el motivo.

Esta automatización garantiza equidad, cumplimiento de políticas de RRHH y comunicación oportuna, siendo ideal para organizaciones que buscan agilizar la gestión de ausencias y reducir la carga administrativa.

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