Automatisation de l'approbation des demandes de congé par l'IA

Aperçu

Ce workflow automatise la gestion des demandes de congé soumises sous forme d’événements dans Google Agenda. En intégrant un agent IA à Google Agenda et à des notifications par e-mail, le système évalue les demandes de congé selon des règles métier prédéfinies, met à jour le calendrier en conséquence et communique la décision à l’employé demandeur. Cela apporte efficacité, transparence et évolutivité à un processus RH traditionnellement manuel.

Déclencheur : Nouvel événement Google Agenda

• L’automatisation se lance à chaque création d’un nouvel événement dans un calendrier Google spécifique (configuré pour les demandes de congé, ex. arshiakahani@gmail.com).
• L’événement contient généralement le nom de l’employé, le département, les dates de congé demandées et d’autres informations pertinentes dans le titre et la description.

Traitement des données

• Les données de l’événement sont analysées et converties en texte brut à l’aide d’un modèle, les rendant exploitables par l’agent IA.
• Cela garantit que l’agent reçoit toutes les informations nécessaires (nom de l’employé, département, dates, etc.) de manière structurée et lisible.

Agent IA : Logique d’approbation des congés

Le cœur du workflow est un agent propulsé par l’IA (« Gestionnaire de congés ») configuré avec la logique suivante :

1. Extraction des détails de l’événement :

   • Lit l’événement pour extraire le nom de l’employé, le département, les dates demandées et l’ID de l’événement.
   • Vérifie si l’événement est bien une demande de congé (ex. le titre contient « Demande de congé »).

2. Évaluation de la demande :

   • Applique la règle : Un seul employé par département peut être en congé le même jour.
   • Recherche dans le calendrier des événements « Congé approuvé » qui se chevauchent pour le même département et les mêmes dates.
   • Décide d’approuver ou de rejeter la demande selon ces règles.
   • Journalise le raisonnement pour audit et transparence.

3. Mise à jour du calendrier :

   • Si approuvé, crée un nouvel événement avec le titre modifié en « Congé approuvé : [Nom de l’employé] » (et supprime la demande initiale).
   • Si rejeté, supprime la demande de congé du calendrier.

4. Notification à l’employé :

   • Envoie un e-mail de notification à l’employé pour l’informer de l’approbation ou du rejet.
   • L’e-mail contient un objet et un corps clairs, avec la raison du rejet le cas échéant.

Outils intégrés

L’agent IA peut utiliser les outils suivants, connectés en tant que nœuds du workflow :

Résultat

• La décision de l’agent et son raisonnement sont affichés dans une interface de chat, permettant aux RH ou aux managers de revoir les actions prises par le système.
• Toutes les actions (approbations, refus, notifications) sont réalisées automatiquement, minimisant les interventions manuelles.

Pourquoi ce workflow est-il utile ?

• Scalabilité : Gère de gros volumes de demandes de congé avec des règles appliquées de façon cohérente.
• Automatisation : Réduit la charge de travail manuelle des RH et les délais de réponse.
• Transparence : Journalise les décisions et envoie des communications claires aux demandeurs.
• Flexibilité : Les règles et la logique peuvent être étendues à des politiques plus complexes (ex. capacité d’équipe, types de congé).
• Intégration : Connecte facilement Google Agenda et l’e-mail, facilitant l’intégration dans les processus existants.

Diagramme du processus

Voici un flux simplifié de l’automatisation :

1. Nouvel événement de calendrier (Demande de congé)
   ⮑ Analyse des données de l’événement
   ⮑ L’agent IA évalue la demande :
   • Vérifie les conflits
   • Approuve ou rejette
     ⮑ Calendrier mis à jour (Créer/Approuver ou Supprimer/Rejeter)
     ⮑ E-mail de notification envoyé à l’employé
     ⮑ Décision journalisée dans le chat

Exemple de scénario

1. Pierre de la Comptabilité soumet une demande de congé pour les 10-15 juillet.
2. Le workflow se déclenche à la création de l’événement, analyse la demande et la transmet à l’agent IA.
3. L’agent vérifie si un autre membre de la Comptabilité a déjà un congé approuvé à ces dates.
   • Si ce n’est pas le cas, la demande est approuvée : l’événement est recréé comme « Congé approuvé : Pierre » et un e-mail d’approbation est envoyé.
   • Si Kamil de la Comptabilité a déjà un congé approuvé le 12 juillet, la demande est rejetée : l’événement est supprimé et Pierre reçoit un e-mail de refus indiquant la raison.

Cette automatisation garantit l’équité, la conformité aux politiques RH et une communication rapide — elle est donc idéale pour les organisations souhaitant rationaliser la gestion des congés et réduire la charge administrative.