Automatisation des réponses email Outlook alimentée par l’IA

Automatisez les réponses professionnelles aux emails dans Outlook grâce à un agent IA exploitant les sources de connaissances organisationnelles. Les emails entrants sont reçus, analysés et traités par un agent IA utilisant le contexte des documents internes, garantissant des réponses précises et conformes à l’image de marque, et pouvant déclencher de nouveaux emails sortants si nécessaire.

Comment fonctionne le Flux IA - Automatisation des réponses email Outlook alimentée par l’IA

Flux

Comment fonctionne le Flux IA

Détecter les emails entrants Outlook.
Surveille Outlook pour détecter les nouveaux emails reçus et en capture le contenu pour traitement.
Analyser les données de l’email.
Extrait et formate les informations pertinentes des emails entrants afin de les préparer au traitement par l’IA.
Récupérer des connaissances à partir des documents.
Recherche dans les sources de connaissances internes pour trouver des informations pertinentes en vue de rédiger une réponse.
Générer une réponse email avec l’agent IA.
Utilise un agent IA, propulsé par un LLM Anthropic AI et des outils connectés, pour rédiger une réponse professionnelle et informée à partir de l’email et des connaissances récupérées.
Répondre et afficher la sortie.
Envoie la réponse générée par l’IA via Outlook et affiche la conversation dans l’interface de chat.

Prompts utilisés dans ce flux

Voici une liste complète de tous les prompts utilisés dans ce flux pour atteindre sa fonctionnalité. Les prompts sont les instructions données au modèle d'IA pour générer des réponses ou effectuer des actions. Ils guident l'IA dans la compréhension de l'intention de l'utilisateur et la génération de sorties pertinentes.

Composants utilisés dans ce flux

Voici une liste complète de tous les composants utilisés dans ce flux pour atteindre sa fonctionnalité. Les composants sont les éléments de base de chaque Flux IA. Ils vous permettent de créer des interactions complexes et d'automatiser des tâches en connectant diverses fonctionnalités. Chaque composant sert un objectif spécifique, comme la gestion des entrées utilisateur, le traitement de données ou l'intégration avec des services externes.

Nouveau message Outlook

Automatisez votre flux de travail avec le composant Nouveau message Outlook dans FlowHunt. Déclenchez instantanément des flux lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans Outlook, en extrayant des informations clés telles que l'expéditeur, les destinataires, l'objet, les pièces jointes et plus encore. Parfait pour intégrer les événements e-mail dans des processus automatisés et répondre aux messages en temps réel.

Analyser les données

Le composant Analyser les données transforme les données structurées en texte brut à l'aide de modèles personnalisables. Il permet un formatage flexible et la conversion des entrées de données pour une utilisation ultérieure dans votre flux de travail, aidant à standardiser ou à préparer les informations pour les composants en aval.

LLM Anthropic AI

FlowHunt prend en charge des dizaines de modèles d'IA, y compris les modèles Claude d'Anthropic. Découvrez comment utiliser Claude dans vos outils et chatbots IA avec des paramètres personnalisables pour des réponses adaptées.

Agent IA

Le composant Agent IA dans FlowHunt apporte à vos workflows des capacités de prise de décision autonome et d'utilisation d'outils. Il exploite des grands modèles de langage et se connecte à divers outils pour résoudre des tâches, poursuivre des objectifs et fournir des réponses intelligentes. Idéal pour créer des automatisations avancées et des solutions IA interactives.

Envoyer un e-mail dans Outlook

Automatisez facilement l’envoi d’e-mails directement via Outlook au sein de votre workflow. Le composant Envoyer un e-mail dans Outlook vous permet de rédiger et d’envoyer des messages à des destinataires spécifiques, avec la prise en charge des pièces jointes, des champs CC, CCI et des options de brouillon. Indispensable pour intégrer la communication par e-mail dans des flux automatisés.

Récupérateur de Documents

Le Récupérateur de Documents de FlowHunt améliore la précision de l’IA en connectant les modèles génératifs à vos propres documents et URL à jour, garantissant ainsi des réponses fiables et pertinentes grâce à la génération augmentée par récupération (RAG).

Sortie de Chat

Découvrez le composant Chat Output dans FlowHunt — finalisez les réponses du chatbot avec des sorties flexibles et multiples. Essentiel pour une finalisation fluide des flux et la création de chatbots IA avancés et interactifs.

Description du flux

Objectif et avantages

Ce workflow automatise la réception des emails via Outlook, l’extraction de leur contenu, l’enrichissement du contexte avec des documents de base de connaissances pertinents et la génération de réponses professionnelles pilotées par l’IA. Il offre également la possibilité à l’agent IA d’envoyer les réponses directement via Outlook, créant ainsi un système de réponse email entièrement automatisé.

Processus étape par étape

1. Réception et analyse des emails entrants

  • Déclencheur : Le processus démarre lorsqu’un nouveau message est reçu dans Outlook (nœud Outlook New Message Received).
  • Extraction : Les données de l’email — y compris l’expéditeur, les destinataires, CC, CCI, objet et corps du message — sont extraites et mises à disposition pour un traitement ultérieur.

2. Formatage des données

  • Conversion : Les données brutes de l’email sont transmises à un nœud d’analyse (Parse Data), qui les convertit en texte brut au moyen d’un modèle spécifié. Cela garantit que l’entrée fournie à l’agent IA est structurée et propre.

3. Enrichissement des connaissances

  • Récupération des connaissances : Le workflow intègre un outil Document Retriever. Ce composant recherche jusqu’à trois documents pertinents dans les sources de connaissances connectées (documentation interne, wikis, FAQ, etc.) en fonction du contenu de l’email entrant. La stratégie de récupération assure une couverture équilibrée de chaque document et inclut les sections et métadonnées pertinentes.

4. Génération de la réponse email par l’IA

  • Modèle de langage : Le modèle de langage Anthropic AI (notamment le modèle Claude 3.5 Haiku) est utilisé pour générer les réponses. Le modèle est configuré avec un maximum de 4000 tokens et une température de 0 pour des réponses déterministes et fiables.
  • Agent IA : Le cœur du workflow est un agent IA configuré comme suit :
    • Contexte : Agit en tant qu’« opérateur email ».
    • Objectif : « Répondre professionnellement aux emails sur la base de la source de connaissances fournie dans le document retriever, en utilisant le ton et le format appropriés. »
    • Outils : L’agent peut utiliser à la fois la récupération de connaissances et l’outil d’envoi d’emails Outlook, ce qui lui permet de rechercher des informations et d’envoyer des réponses selon les besoins.
    • Performance : L’agent peut effectuer jusqu’à 10 itérations, avec un temps d’exécution maximal de 300 secondes et une limite de 100 requêtes par minute. Il utilise la mise en cache pour plus d’efficacité.

5. Rédaction et envoi des réponses

  • Outil d’envoi d’emails : L’agent peut invoquer l’outil Send Email in Outlook. Cela lui permet de rédiger et d’envoyer des emails, y compris la définition des destinataires, CC, CCI, objet et pièces jointes — automatisant ainsi intégralement le processus de réponse.

6. Sortie

  • Affichage utilisateur : La réponse finale générée par l’IA est transmise à un nœud Chat Output pour affichage dans l’interface utilisateur, à des fins de revue ou d’audit.

Résumé visuel

ÉtapeComposantDescription
1Outlook New Message ReceivedDéclencheur sur email entrant, extrait tous les champs
2Parse DataFormate et nettoie les données de l’email
3Document RetrieverRecherche des sources de connaissances pour le contexte
4Anthropic AI LLM + Agent IAGénère la réponse en utilisant les connaissances et bonnes pratiques
5Send Email in OutlookPermet à l’agent d’envoyer des réponses automatiquement
6Chat OutputAffiche la réponse IA dans l’interface utilisateur

Pourquoi ce workflow est utile

  • Scalabilité : Automatise un processus auparavant manuel et chronophage, permettant de gérer rapidement de gros volumes d’emails sans ressources humaines supplémentaires.
  • Cohérence : Garantit des réponses professionnelles, précises et conformes à la marque grâce à l’utilisation des sources de connaissances internes à jour.
  • Réactivité : Réduit considérablement le temps de réponse aux demandes clients ou internes.
  • Auditabilité : Chaque étape est traçable et consultable, favorisant la conformité et le contrôle qualité.
  • Extensibilité : Intégrez facilement d’autres sources de connaissances ou outils (ex. planification de calendrier, actions CRM) pour des workflows plus complexes.

En résumé :
Ce workflow est idéal pour les organisations souhaitant automatiser l’assistance client, les helpdesks internes ou tout autre scénario nécessitant des réponses email de haute qualité et basées sur la connaissance à grande échelle. Il exploite la puissance des LLM modernes, une récupération de connaissances robuste et une intégration email fluide pour offrir une solution d’automatisation de bout en bout.

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