Come creare verbali di riunione professionali con l’IA: consigli intermedi

Ti è mai stato chiesto di creare un riepilogo di una riunione durata diverse ore? Non perdere mai più traccia delle decisioni importanti dopo un meeting aziendale! Assicurati che ogni discussione, accordo e attività venga registrata e sia facilmente accessibile in qualsiasi momento. In questo articolo ti mostreremo come creare verbali di riunione con l’IA in quattro semplici passaggi:

1. Crea una trascrizione della riunione.
2. Scegli il modello che vuoi utilizzare per i tuoi verbali.
3. Raccogli ulteriori informazioni (ordine del giorno, note aggiuntive).
4. Invia il prompt e tutti i documenti a un chatbot.

Poco tempo o troppe riunioni da gestire? Usa il Generatore di Verbali IA per semplificare tutto subito e gratis.

Non serve costruire una soluzione da zero. Il nostro strumento ti aiuta a creare rapidamente riepiloghi chiari e professionali delle riunioni. Carica semplicemente la trascrizione, aggiungi eventuali note o l’ordine del giorno, e lascia che l’IA faccia il resto.

È veloce, facile da usare e aiuta il tuo team a restare sempre allineato.

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Ma se vuoi imparare, ecco il tutorial:

Guida passo-passo

I verbali di riunione sono brevi note che riportano cosa è stato discusso, a quali risultati si è arrivati e chi è responsabile delle varie azioni dopo la riunione. Vediamo insieme il processo passo dopo passo.

1. Ottieni la trascrizione

Registra la tua riunione. Una volta era il compito della segretaria, ma oggi la tecnologia consente di redigere i verbali in modo più veloce e sistematico. Usa la trascrizione di Teams o Otter.ai per generare e salvare la trascrizione.

2. Crea un modello (oppure usa il nostro)

Decidi una struttura standard per i tuoi verbali. Alcune aziende hanno requisiti specifici per le proprie riunioni e discussioni. Ma per semplificarti il lavoro, ti offriamo questo modello semplice che va bene nella maggior parte dei casi.

3. Fornisci informazioni aggiuntive, ordine del giorno e note

Per ottenere una risposta soddisfacente dal chatbot, puoi sempre fornire qualche informazione in più. Puoi includere:

• Il contesto della riunione
• Risultati di incontri precedenti
• Obiettivi specifici
• Finalità dell’interazione attuale
• Altri dettagli rilevanti (partecipanti chiave o domande specifiche da affrontare).

Puoi fornirli come parte del messaggio di prompt o anche come documento separato.

Un’altra cosa che puoi fornire è l’ordine del giorno ricevuto dagli organizzatori prima della riunione. Questo può aiutare l’IA a individuare i punti di discussione importanti o identificare i partecipanti non nominati nella trascrizione.

Più informazioni riceve il chatbot, più dettagliati e specifici saranno i verbali che otterrai.

4. Prompt per ChatGPT

Raccogli tutte le informazioni e chiedi a ChatGPT. Sembra semplice. Tuttavia, probabilmente non vuoi che ChatGPT risponda come un chatbot qualsiasi. Quindi, formula la tua richiesta come se ti rivolgessi a un esperto qualificato. Ti consigliamo di usare questo prompt.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

Ricorda che puoi sempre modificare e adattare questo prompt affinché funzioni esattamente come desideri; se chiedi di esportare in formato .docx invece che .pdf puoi anche apportare le ultime modifiche in autonomia.

5. Provalo

Non dimenticare di includere i documenti effettivi da cui l’IA ricaverà tutte le informazioni.

Il tuo risultato sarà simile a questo:

Meeting Minutes
Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna
Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant
Non-Attendees
John – CEO (Absent)
Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets
Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.
Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.
AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.
Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.
2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.
ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.
Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.
Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex
Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

Pro e Contro

Vediamo ora i pro e i contro di questo metodo per creare i verbali di riunione.

Riepilogo

Come vedi, creare verbali di riunione è più semplice di quanto pensassi se segui questi passaggi:

1. Crea una trascrizione.
2. Scegli un modello per i verbali.
3. Raccogli informazioni aggiuntive.
4. Invia il prompt e tutti i documenti a un chatbot.

Ora puoi generare verbali completi in meno di cinque minuti utilizzando chatbot noti come Gemini, Mistral o Grok.

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