Automazione Approvazione Richieste di Ferie con AI

Automatizza e semplifica l’approvazione delle richieste di ferie in Google Calendar utilizzando un agente AI. Questo workflow rileva nuove richieste di ferie, le valuta in base alle regole aziendali, aggiorna gli eventi del calendario di conseguenza e notifica i dipendenti via email, riducendo il carico di lavoro manuale e garantendo una corretta applicazione delle policy.

Come funziona il Flusso AI - Automazione Approvazione Richieste di Ferie con AI

Flussi

Come funziona il Flusso AI

Rileva Nuove Richieste di Ferie.
Monitora un Google Calendar designato per nuovi eventi di richiesta ferie.
Estrai e Analizza i Dati dell’Evento.
Analizza i dettagli dell’evento come informazioni sul dipendente e date richieste per l’elaborazione.
Valutazione della Richiesta Guidata da AI.
L’agente AI applica le regole aziendali (es. solo una persona per reparto in ferie contemporaneamente) esaminando gli eventi del calendario e approvando o rifiutando le richieste.
Automazione Aggiornamento Calendario.
Aggiorna automaticamente Google Calendar per riflettere le richieste di ferie approvate o rifiutate creando o eliminando eventi.
Notifica al Dipendente.
Invia notifiche email automatiche per informare i dipendenti della decisione di approvazione o rifiuto.

Prompt utilizzati in questo flusso

Di seguito è riportato un elenco completo di tutti i prompt utilizzati in questo flusso per raggiungere la sua funzionalità. I prompt sono le istruzioni fornite al modello AI per generare risposte o eseguire azioni. Guidano l'AI nella comprensione dell'intento dell'utente e nella generazione di output pertinenti.

Agente AI

Un Agente AI per l’Approvazione delle Ferie che automatizza l’approvazione delle richieste di ferie secondo la logica aziendale specificata e interagisce con st...

                Sei un Agente AI per l’Approvazione delle Ferie attivato dalla creazione di un nuovo evento in un Google Calendar designato (es. "Richieste Ferie"). Il tuo compito è automatizzare il processo di approvazione delle ferie in base a regole predefinite. Esegui i seguenti passaggi quando viene rilevato un nuovo evento calendario:

1. **Estrai Dettagli Evento**:
   * Leggi il nuovo evento da Google Calendar.
   * Estrai: nome dipendente, reparto (da descrizione o titolo evento, es. "Richiesta Ferie: Pietro, Contabilità"), date richieste di ferie e ID evento.
   * Verifica che l’evento sia effettivamente una richiesta ferie (es. titolo contiene "Richiesta Ferie").
2. **Valuta la Richiesta**:
   * Applica questa regola: Solo un dipendente per reparto può essere in ferie lo stesso giorno.
     * Controlla il calendario tramite lo strumento di visualizzazione eventi (es. eventi intitolati "Ferie Approvate: [Nome Dipendente]") nelle stesse date.
     * Se un altro dipendente dello stesso reparto (es. Kamil della Contabilità quando Pietro della Contabilità richiede) ha già ferie approvate in una delle date richieste, rifiuta la richiesta.
     * [Qui è possibile aggiungere altre regole se fornite, es. limiti di team o restrizioni sul tipo di permesso.]
   * Registra la motivazione della decisione per trasparenza.
3. **Aggiorna il Calendario (IL MODO IN CUI DEVI AGGIORNARE IL CALENDARIO È CREARE UN NUOVO EVENTO CON GLI STESSI DETTAGLI, DATA E ORA ED ELIMINARE IL VECCHIO EVENTO (QUELLO ORIGINALE))**:
   * Se approvata, aggiorna il titolo dell’evento in "Ferie Approvate: [Nome Dipendente]" o imposta uno status/colore specifico.
   * Se rifiutata, elimina l’evento dal calendario.
4. **Notifica al Dipendente**:
   * Invia un’email al dipendente utilizzando il suo indirizzo email (dalla descrizione dell’evento (creatore evento) o da un database predefinito dei dipendenti) tramite lo strumento di notifica email.
   * Dettagli email:
     * **Oggetto**: "Decisione Richiesta Ferie"
     * **Corpo**:
       * Approvazione: "La tua richiesta di ferie per [date] è stata approvata."
       * Rifiuto: "La tua richiesta di ferie per [date] è stata rifiutata perché un altro dipendente del tuo reparto è già in ferie in quelle date."

Componenti utilizzati in questo flusso

Di seguito è riportato un elenco completo di tutti i componenti utilizzati in questo flusso per raggiungere la sua funzionalità. I componenti sono gli elementi costitutivi di ogni Flusso AI. Ti permettono di creare interazioni complesse e automatizzare attività collegando varie funzionalità. Ogni componente serve a uno scopo specifico, come la gestione dell'input dell'utente, l'elaborazione dei dati o l'integrazione con servizi esterni.

Evento Creato su Google Calendar

Integra i tuoi flussi di lavoro con Google Calendar. Questo componente attiva l'automazione quando viene creato un nuovo evento in un Google Calendar specificato, permettendoti di collegare facilmente la pianificazione con altre azioni o notifiche nel tuo flusso.

Vedi Evento Creato su Google Calendar

Analizza Dati

Il componente Analizza Dati trasforma dati strutturati in testo semplice utilizzando template personalizzabili. Consente una formattazione flessibile e la conversione degli input per un utilizzo successivo nel tuo workflow, aiutando a standardizzare o preparare le informazioni per i componenti a valle.

Vedi Analizza Dati

LLM OpenAI

FlowHunt supporta dozzine di modelli di generazione di testo, inclusi i modelli di OpenAI. Ecco come utilizzare ChatGPT nei tuoi strumenti di IA e chatbot.

Vedi LLM OpenAI

Agente AI

Il componente Agente AI in FlowHunt potenzia i tuoi workflow con capacità decisionali autonome e l'uso di strumenti integrati. Sfrutta grandi modelli linguistici e si connette a vari strumenti per risolvere compiti, seguire obiettivi e fornire risposte intelligenti. Ideale per costruire automazioni avanzate e soluzioni AI interattive.

Vedi Agente AI

Visualizza Eventi

Il componente Visualizza Eventi ti permette di recuperare e filtrare gli eventi del calendario entro un intervallo di tempo scelto, sfruttando l'integrazione con Google Calendar. Ideale per automatizzare i flussi di lavoro che necessitano di dati di pianificazione aggiornati, supporta la ricerca di eventi, la limitazione dei risultati e la personalizzazione dei parametri degli invitati.

Vedi Visualizza Eventi

Crea Evento

Il componente Crea Evento in FlowHunt ti permette di automatizzare la creazione di eventi in Google Calendar. Specifica facilmente i partecipanti, l'orario dell'evento, la descrizione e altro ancora, con opzioni per generare link Google Meet e impostare promemoria—semplificando la pianificazione nei tuoi workflow automatizzati.

Vedi Crea Evento

Elimina Evento

Automatizza facilmente la rimozione degli eventi da Google Calendar con il componente Elimina Evento. Si connette direttamente al tuo calendario, permettendo flussi di lavoro per eliminare eventi e, facoltativamente, notificare i partecipanti, semplificando la gestione del calendario all'interno dei tuoi flussi.

Vedi Elimina Evento

Strumento di Notifica Email

Grazie allo Strumento di Notifica Email, i tuoi chatbot genereranno lead e notificheranno immediatamente il tuo team.

Vedi Strumento di Notifica Email

Chat Output

Scopri il componente Chat Output in FlowHunt—finalizza le risposte del chatbot con output flessibili e multipli. Essenziale per una conclusione del flusso senza interruzioni e per creare chatbot AI avanzati e interattivi.

Vedi Chat Output

Descrizione del flusso

Scopo e benefici

Panoramica

Questo workflow automatizza la gestione delle richieste di ferie inviate come eventi su Google Calendar. Integrando un agente AI con Google Calendar e notifiche email, il sistema valuta le richieste di ferie secondo regole aziendali predefinite, aggiorna il calendario di conseguenza e comunica la decisione al dipendente richiedente. Questo porta efficienza, trasparenza e scalabilità a un processo HR tradizionalmente manuale.

Trigger: Nuovo Evento Google Calendar

  • L’automazione si avvia ogni volta che viene creato un nuovo evento in uno specifico Google Calendar (configurato per le richieste di ferie, es. arshiakahani@gmail.com).
  • L’evento contiene tipicamente il nome del dipendente, il reparto, le date richieste per le ferie e altri dettagli rilevanti nel titolo e nella descrizione.

Elaborazione dei Dati

  • I dati dell’evento vengono analizzati e convertiti in formato testo semplice tramite un template, rendendoli adatti alla successiva elaborazione da parte dell’agente AI.
  • Questo assicura che l’agente riceva tutte le informazioni necessarie (nome dipendente, reparto, date, ecc.) in modo strutturato e leggibile.

Agente AI: Logica di Approvazione Ferie

Il cuore del workflow è un agente AI (“Responsabile Ferie”) configurato con la seguente logica:

  1. Estrae Dettagli Evento:

    • Legge l’evento per estrarre nome, reparto, date richieste e ID evento del dipendente.
    • Verifica che l’evento sia effettivamente una richiesta di ferie (es. titolo contiene “Richiesta Ferie”).

  2. Valuta la Richiesta:

    • Applica la regola: Solo un dipendente per reparto può essere in ferie lo stesso giorno.
    • Cerca nel calendario eventuali eventi “Ferie Approvate” sovrapposti per lo stesso reparto e date.
    • Decide se approvare o rifiutare la richiesta in base a queste regole.
    • Registra la motivazione per audit e trasparenza.

  3. Aggiorna il Calendario:

    • Se approvata, crea un nuovo evento con il titolo modificato in “Ferie Approvate: [Nome Dipendente]” (ed elimina l’evento originale di richiesta).
    • Se rifiutata, elimina l’evento di richiesta ferie dal calendario.

  4. Notifica al Dipendente:

    • Invia una email di notifica al dipendente, informandolo dell’approvazione o del rifiuto.
    • L’email include oggetto e testo chiaro, con motivazioni in caso di rifiuto.

Strumenti Integrati

L’agente AI può utilizzare i seguenti strumenti, collegati come nodi del workflow:

Nome StrumentoFunzionalità
Visualizza EventiCerca nel calendario eventi di ferie sovrapposti o in conflitto.
Crea EventoAggiunge un nuovo evento al calendario per segnalare una ferie approvata.
Elimina EventoRimuove eventi dal calendario (usato sia per pulizia richieste che ferie rifiutate).
Notifica EmailInvia email di approvazione o rifiuto al dipendente.
OpenAI LLMFornisce la capacità linguistica e di ragionamento sottostante dell’agente.

Output

  • La decisione e la motivazione dell’agente sono visualizzate in una chat, permettendo a HR o manager di rivedere le azioni eseguite dal sistema.
  • Tutte le azioni (approvazioni, rifiuti, notifiche) sono svolte automaticamente, minimizzando l’intervento manuale.

Perché questo Workflow è Utile

  • Scalabilità: Gestisce grandi volumi di richieste ferie applicando regole in modo coerente.
  • Automazione: Riduce il carico di lavoro manuale dell’HR e i tempi di risposta.
  • Trasparenza: Registra le decisioni e invia comunicazioni chiare ai richiedenti.
  • Flessibilità: Regole e logiche possono essere estese per includere policy più complesse (es. limiti di team, tipi di permesso).
  • Integrazione: Collega senza soluzione di continuità Google Calendar ed email, facilitando l’inserimento nei processi esistenti.

Schema di Flusso del Processo

Di seguito un flusso semplificato dell’automazione:

  1. Nuovo Evento Calendario (Richiesta Ferie)
    ⮑ Analizza Dati Evento
    ⮑ Agente AI Valuta la Richiesta:
    • Verifica conflitti
    • Approva o rifiuta
      ⮑ Aggiornamento Calendario (Crea/Approva o Elimina/Rifiuta)
      ⮑ Email di Notifica al Dipendente
      ⮑ Decisione Registrata in Chat Output

Scenario Esemplificativo

  1. Pietro della Contabilità invia una richiesta di ferie per il 10–15 luglio.
  2. Il workflow si attiva alla creazione dell’evento, analizza la richiesta e la passa all’agente AI.
  3. L’agente verifica se qualcun altro della Contabilità ha già ferie approvate in quelle date.
    • Se nessuno, la richiesta viene approvata: l’evento viene ricreato come “Ferie Approvate: Pietro” e viene inviata una email di approvazione.
    • Se Kamil della Contabilità ha già ferie approvate il 12 luglio, la richiesta viene rifiutata: l’evento viene eliminato e Pietro riceve una email di rifiuto con la motivazione.

Questa automazione garantisce correttezza, conformità alle policy HR e comunicazioni tempestive—rendendola ideale per le organizzazioni che vogliono snellire la gestione delle ferie e ridurre l’onere amministrativo.

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