Generatore AI di Verbali e Follow-Up delle Riunioni

Genera automaticamente verbali di riunione azionabili ed email di follow-up dai tuoi allegati di riunione utilizzando l’IA, ed esporta i risultati in PDF. Ideale per semplificare la documentazione e la comunicazione delle riunioni.

Come funziona il Flusso AI - Generatore AI di Verbali e Follow-Up delle Riunioni

Come funziona il Flusso AI

L'utente carica i file della riunione

L'utente fornisce file audio o video della riunione come allegati.

L'IA estrae contesto e dettagli

L'IA elabora gli allegati per estrarre le informazioni rilevanti della riunione.

Generazione dei verbali e dell'email di follow-up

L'IA crea verbali di riunione strutturati e un'email di follow-up basati sul contenuto della riunione.

Visualizzazione ed esportazione dei risultati

Il riepilogo e l'email di follow-up generati vengono mostrati all'utente ed esportati come PDF scaricabile.

Invio automatico del follow-up

Viene generata un'email pronta per l'invio per un rapido follow-up con i partecipanti alla riunione.

Prompt utilizzati in questo flusso

Di seguito è riportato un elenco completo di tutti i prompt utilizzati in questo flusso per raggiungere la sua funzionalità. I prompt sono le istruzioni fornite al modello AI per generare risposte o eseguire azioni. Guidano l'AI nella comprensione dell'intento dell'utente e nella generazione di output pertinenti.

Template prompt per i verbali di riunione

Template di prompt per generare verbali di riunione basati su un modello dettagliato e sul contesto fornito.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE

Componenti utilizzati in questo flusso

Di seguito è riportato un elenco completo di tutti i componenti utilizzati in questo flusso per raggiungere la sua funzionalità. I componenti sono gli elementi costitutivi di ogni Flusso AI. Ti permettono di creare interazioni complesse e automatizzare attività collegando varie funzionalità. Ogni componente serve a uno scopo specifico, come la gestione dell'input dell'utente, l'elaborazione dei dati o l'integrazione con servizi esterni.

Descrizione del flusso

Scopo e benefici

Panoramica del workflow Verbali di Riunione Semplici

Questo workflow, intitolato Verbali di Riunione Semplici, è progettato per automatizzare e semplificare il processo di trasformazione degli allegati delle riunioni (come file audio o video) in contenuti ben strutturati e azionabili. Genera verbali di riunione precisi ed email di follow-up, ed esporta persino i risultati come PDF scaricabile. L’intero processo è ottimizzato per il minimo coinvolgimento dell’utente, lasciandoti libero di concentrarti su ciò che conta di più.

Fasi del workflow

1. Accoglienza dell’utente

  • Non appena l’interfaccia chat viene aperta, l’utente viene accolto con un messaggio di benvenuto amichevole.
  • Il messaggio guida l’utente ad allegare il file audio o video della riunione, spiegando che il workflow produrrà:
    • Verbali di Riunione Dettagliati
    • Email di Follow-Up Ricca di Azioni

2. Input dell’utente e allegato

  • L’utente carica il file della riunione tramite l’interfaccia di input della chat.
  • Il sistema acquisisce l’allegato e lo prepara come input contestuale per le elaborazioni successive.

3. Generazione dei verbali di riunione

  • Il workflow utilizza un template predefinito e completo che include sezioni come Titolo della Riunione, Data, Partecipanti, Ordine del Giorno, Discussioni, Azioni, Prossimi Passi, ecc.
  • L’IA elabora il contenuto del file allegato, estrae le informazioni rilevanti e compila il template, assicurando che i verbali siano chiari, organizzati e azionabili.

4. Creazione dell’email di follow-up

  • Sulla base dello stesso contesto della riunione, viene generata un’email di follow-up.
  • L’email include una simpatica introduzione e allega i verbali completi alla fine, rendendo facile per i destinatari consultare sia il riepilogo che i dettagli.

5. Presentazione dell’output

  • I verbali e l’email di follow-up generati vengono mostrati nell’interfaccia chat per una revisione immediata.
  • Il workflow formatta inoltre il contenuto in markdown per chiarezza e struttura.

6. Esportazione in PDF

  • Il workflow esporta automaticamente i verbali e l’email di follow-up generati in un file PDF.
  • All’utente viene fornito un link per scaricare questo PDF, rendendo facile la condivisione o l’archiviazione della documentazione.

Riepilogo tecnico del flusso

StepModuloScopo
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetBenvenuto e istruzioni
2ChatInputRiceve file/allegato della riunione
3PromptTemplate (Verbali) + GeneratorGenera verbali di riunione strutturati
4PromptTemplate (Follow-Up) + GeneratorGenera comunicazione di follow-up
5ChatOutputMostra il contenuto generato
6PromptTemplate (Combinato)Unisce verbali ed email per l’esportazione
7ExportToPDFFileCrea PDF scaricabile
8ChatOutputFornisce il link per il download

Perché questo workflow è utile

  • Risparmio di tempo: Automatizza il compito noioso di scrivere verbali e follow-up, spesso ripetitivo e dispendioso.
  • Coerenza: Garantisce che ogni verbale e email di follow-up seguano un template professionale e strutturato.
  • Scalabilità: Permette di processare velocemente più riunioni, consentendo alle organizzazioni di scalare la documentazione senza aumentare il lavoro manuale.
  • Accessibilità: Con output disponibili sia in chat che in PDF scaricabile, condividere e archiviare diventa facile.
  • Orientato all’azione: Includendo azioni chiare e riepiloghi, migliora il follow-up dopo le riunioni.

Casi d’uso ideali

  • Aziende e Team: Per riunioni di staff, aggiornamenti di progetto o call con clienti.
  • Organizzatori di eventi: Per documentare discussioni e decisioni di eventi o workshop.
  • Gruppi accademici e di ricerca: Per tenere traccia dei progressi e delle azioni.
  • Lavoro da remoto: Particolarmente efficace per team distribuiti che necessitano di comunicazione coerente.

Conclusione

Il workflow Verbali di Riunione Semplici automatizza la trasformazione delle registrazioni delle riunioni in documentazione azionabile, combinando estrazione dei contenuti tramite IA, formattazione professionale ed esportazione automatica. È uno strumento prezioso per chiunque voglia semplificare la gestione delle riunioni, migliorare i follow-up e aumentare l’efficienza organizzativa.

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