Hoe maak je professionele notulen met AI: Intermediaire tips

Ben je ooit gevraagd om een overzicht te maken van een vergadering die uren duurde? Verlies nooit meer het overzicht over belangrijke beslissingen na een zakelijke meeting! Zorg ervoor dat elke discussie, afspraak en actiepunt wordt vastgelegd en op elk moment gemakkelijk toegankelijk is. In dit artikel laten we je zien hoe je notulen maakt met behulp van AI in vier eenvoudige stappen:

1. Maak een transcript van de vergadering.
2. Bepaal het sjabloon dat je wilt gebruiken voor je notulen.
3. Verzamel meer informatie (agenda, aanvullende notities).
4. Stuur de prompt en alle documenten naar een chatbot.

Tijd tekort of te veel vergaderingen? Gebruik de AI Notulen Generator om het nu direct gratis makkelijker te maken.

Het is niet nodig om je eigen oplossing te bouwen. Onze tool helpt je snel heldere, professionele vergadersamenvattingen te maken. Upload eenvoudig je transcript, voeg eventuele notities of de agenda toe en laat de AI de rest doen.

Het is snel, eenvoudig in gebruik en helpt jouw team op één lijn te blijven.

👉 Probeer het nu en bespaar tijd bij elke vergadering.

Maar als je toch wilt leren, volgt hier de handleiding:

Stapsgewijze handleiding

Notulen zijn korte aantekeningen die vastleggen wat er besproken is, tot welke resultaten dit leidde en wie na de vergadering verantwoordelijk is voor welke actie. Laten we dit proces stap voor stap bekijken.

1. Verkrijg het transcript

Neem je vergadering op. Dit was vroeger het werk van een secretaresse, maar moderne technologie handelt notulen veel sneller en systematischer af. Gebruik Teams-transcriptie of Otter.ai om het transcript te genereren en op te slaan.

2. Maak een sjabloon (of gebruik de onze)

Bepaal een standaardstructuur voor je notulen. Sommige bedrijven hebben specifieke eisen voor hun vergaderingen en discussies. Maar om je werk makkelijker te maken, bieden wij dit eenvoudige sjabloon dat in de meeste gevallen volstaat.

3. Voeg extra info, agenda en notities toe

Om ervoor te zorgen dat een chatbot een bevredigend antwoord geeft, kun je altijd extra informatie aanleveren. Je kunt onder meer het volgende toevoegen:

• De context van een vergadering
• Resultaten van vorige vergaderingen
• Specifieke doelen
• Doelstellingen voor de huidige bijeenkomst
• Andere relevante details (belangrijke deelnemers, of specifieke vragen die je beantwoord wilt hebben).

Je kunt deze informatie als onderdeel van je promptberichten aanleveren, of zelfs als een apart document.

Een andere toevoeging is de agenda die je voorafgaand aan de vergadering van de organisatoren hebt ontvangen. Dit kan de AI helpen om belangrijke gesprekspunten te bepalen of niet bij naam genoemde deelnemers uit het transcript te halen.

Hoe meer informatie een chatbot ontvangt, hoe gedetailleerder en specifieker de notulen die je terugkrijgt.

4. Prompt voor ChatGPT

Verzamel alle informatie en stel je vraag aan ChatGPT. Dat lijkt eenvoudig genoeg. Je wilt echter waarschijnlijk niet dat ChatGPT reageert als een generieke chatbot. Formuleer je vraag dus alsof je een gekwalificeerde expert aanspreekt. Wij raden aan om deze prompt te gebruiken.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

Vergeet niet dat je dit altijd kunt aanpassen zodat het precies werkt zoals jij wilt. Vraag je om te exporteren naar .docx in plaats van .pdf, dan kun je zelf ook nog het een en ander aanpassen.

5. Probeer het uit

Vergeet niet om de daadwerkelijke documenten mee te sturen waar de AI alle informatie uit zal halen.

Je resultaat zal er zo uitzien:

Meeting Minutes
Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna
Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant
Non-Attendees
John – CEO (Absent)
Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets
Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.
Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.
AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.
Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.
2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.
ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.
Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.
Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex
Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

Voordelen en nadelen

Laten we de voor- en nadelen van deze methode voor het maken van notulen bekijken.

Samenvatting

Zoals je ziet is het maken van notulen eenvoudiger dan je denkt als je deze stappen volgt:

1. Maak een transcript.
2. Kies een sjabloon voor notulen.
3. Verzamel extra informatie.
4. Stuur de prompt en alle documenten naar een chatbot.

Nu kun je uitgebreide notulen genereren in minder dan vijf minuten met bekende chatbots als Gemini, Mistral of Grok.

Wil je een individuele oplossing voor jouw taken? Ontdek hoe je jouw eigen chatbot maakt met onze AI Notulen Generator van Flowhunt