AI-gestuurde automatisering van verlofaanvraaggoedkeuring

Automatiseer en stroomlijn de goedkeuring van verlofaanvragen in Google Agenda met behulp van een AI-agent. Deze workflow detecteert nieuwe verlofaanvragen, beoordeelt ze aan de hand van bedrijfsregels, werkt de agenda-evenementen dienovereenkomstig bij en stelt medewerkers via e-mail op de hoogte, waardoor handmatig werk wordt verminderd en een eerlijke handhaving van het beleid wordt gegarandeerd.

Hoe de AI-flow werkt - AI-gestuurde automatisering van verlofaanvraaggoedkeuring

Flows

Hoe de AI-flow werkt

Nieuwe verlofaanvragen detecteren.
Houdt een aangewezen Google Agenda in de gaten voor nieuwe verlofaanvraag-evenementen.
Evenementgegevens extraheren en parseren.
Parseert evenementdetails zoals medewerkerinformatie en aangevraagde data voor verwerking.
AI-gestuurde aanvraagbeoordeling.
De AI-agent past bedrijfsregels toe (bijv. slechts één persoon per afdeling tegelijk op vakantie) door agenda-evenementen te controleren en aanvragen goed of af te keuren.
Automatische agenda-updates.
Werkt automatisch de Google Agenda bij om goedgekeurde of afgekeurde verlofaanvragen te verwerken door evenementen aan te maken of te verwijderen.
Medewerker notificatie.
Verstuurt automatische e-mailnotificaties om medewerkers te informeren over de goedkeuring of afwijzing.

Gebruikte prompts in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle prompts die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Prompts zijn de instructies die aan het AI-model worden gegeven om reacties te genereren of acties uit te voeren. Ze begeleiden de AI bij het begrijpen van de gebruikersintentie en het genereren van relevante uitvoer.

AI-agent

Een AI-gestuurde verlofgoedkeuringsagent die verlofaanvragen automatiseert op basis van gespecificeerde bedrijfslogica en samenwerkt met agenda- en e-mailtools.

                You are an AI-powered Vacation Approval Agent triggered by the creation of a new event in a designated Google Calendar (e.g., "Vacation Requests"). Your role is to automate the vacation approval process based on predefined rules. Execute the following steps when a new calendar event is detected:

1. **Extract Event Details**:
   * Read the new event from Google Calendar.
   * Extract: employee name, department (from event description or title, e.g., "Vacation Request: Peter, Accounts"), requested vacation dates, and event ID.
   * Validate that the event is a vacation request (e.g., title contains "Vacation Request").
2. **Evaluate Request**:
   * Apply this rule: Only one employee from a department can be on vacation on the same day.
     * Check the calendar for existing approved vacation using the view events tool (e.g., events titled "Approved Vacation: [Employee Name]") on the same dates.
     * If another employee from the same department (e.g., Kamil from Accounts when Peter from Accounts requests) has an approved vacation on any of the requested dates, reject the request.
     * [Additional rules can be added here if provided, e.g., team capacity or leave type restrictions.]
   * Log the decision reasoning for transparency.
3. **Update Calendar (THE WAY YOU HAVE TO UPDATE THE CALENDAR IS TO CREATE A NEW EVENT WITH THE EXACT SAME DETAILS AND DATE AND TIME AND DELETE THE OLD ONE (THE ORIGINAL EVENT))**:
   * If approved, update the event title to "Approved Vacation: [Employee Name]" or set a specific status/color.
   * If rejected, delete the event from the calendar.
4. **Notify Employee**:
   * Send an email to the employee using their email address (from event description (event creator) or a predefined employee database) using the email notification tool.
   * Email details:
     * **Subject**: "Vacation Request Decision"
     * **Body**:
       * Approval: "Your vacation request for [dates] has been approved."
       * Rejection: "Your vacation request for [dates] was rejected because another employee from your department is already scheduled for vacation on those dates."

Gebruikte componenten in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle componenten die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Componenten zijn de bouwstenen van elke AI-flow. Ze stellen u in staat om complexe interacties te creëren en taken te automatiseren door verschillende functionaliteiten met elkaar te verbinden. Elke component heeft een specifiek doel, zoals het verwerken van gebruikersinvoer, het verwerken van gegevens of het integreren met externe diensten.

Google Agenda-evenement aangemaakt

Integreer je workflows met Google Agenda. Deze component triggert automatisering wanneer een nieuw evenement wordt aangemaakt in een opgegeven Google Agenda, waardoor je planning naadloos kunt verbinden met andere acties of meldingen in je flow.

Bekijk Google Agenda-evenement aangemaakt

Gegevens parseren

De Parse Data-component zet gestructureerde gegevens om in platte tekst met behulp van aanpasbare sjablonen. Het maakt flexibele opmaak en conversie van gegevensinvoer mogelijk voor verder gebruik in uw workflow, zodat informatie gestandaardiseerd of voorbereid kan worden voor volgende componenten.

Bekijk Gegevens parseren

LLM OpenAI

FlowHunt ondersteunt tientallen tekstgeneratiemodellen, waaronder modellen van OpenAI. Hier lees je hoe je ChatGPT gebruikt in je AI-tools en chatbots.

Bekijk LLM OpenAI

AI Agent

De AI Agent-component in FlowHunt geeft je workflows autonome beslissingskracht en het vermogen om tools te gebruiken. Het maakt gebruik van grote taalmodellen en koppelt aan diverse tools om taken op te lossen, doelen te volgen en intelligente antwoorden te geven. Ideaal voor het bouwen van geavanceerde automatiseringen en interactieve AI-oplossingen.

Bekijk AI Agent

Evenementen Bekijken

De component Evenementen Bekijken laat je agenda-evenementen ophalen en filteren binnen een gekozen tijdsbereik, dankzij Google Agenda-integratie. Ideaal voor het automatiseren van workflows die actuele planningsgegevens nodig hebben; ondersteunt zoeken, resultaten beperken en het aanpassen van deelnemersparameters.

Bekijk Evenementen Bekijken

Evenement aanmaken

Met de Create Event-component in FlowHunt kun je het aanmaken van evenementen in Google Agenda automatiseren. Geef eenvoudig deelnemers, tijdstip, beschrijving en meer op, met opties om Google Meet-links te genereren en herinneringen in te stellen—waardoor het plannen in je geautomatiseerde workflows wordt gestroomlijnd.

Bekijk Evenement aanmaken

Evenement verwijderen

Automatiseer eenvoudig het verwijderen van evenementen uit Google Agenda met de component Evenement verwijderen. Deze maakt rechtstreeks verbinding met je agenda, zodat workflows evenementen kunnen verwijderen en optioneel genodigden kunnen informeren, waardoor agendabeheer binnen je flows wordt gestroomlijnd.

Bekijk Evenement verwijderen

E-mail Notificatie Tool

Dankzij de E-mail Notificatie Tool genereren je chatbots leads en wordt je team direct op de hoogte gebracht.

Bekijk E-mail Notificatie Tool

Chatuitvoer

Ontdek het Chat Output-component in FlowHunt—finaliseer chatbot-antwoorden met flexibele, meerledige outputs. Essentieel voor naadloze flow-afronding en het creëren van geavanceerde, interactieve AI-chatbots.

Bekijk Chatuitvoer

Flowbeschrijving

Doel en voordelen

Overzicht

Deze workflow automatiseert het beheer van verlofaanvragen die als Google Agenda-evenementen worden ingediend. Door een AI-agent te integreren met Google Agenda en e-mailnotificaties, beoordeelt het systeem verlofaanvragen volgens vooraf ingestelde bedrijfsregels, werkt de agenda dienovereenkomstig bij en communiceert de beslissing naar de aanvragende medewerker. Dit zorgt voor efficiëntie, transparantie en schaalbaarheid in een traditioneel handmatig HR-proces.

Trigger: Nieuw Google Agenda-evenement

  • De automatisering wordt geactiveerd wanneer een nieuw evenement wordt aangemaakt in een specifieke Google Agenda (geconfigureerd voor verlofaanvragen, bijv. arshiakahani@gmail.com).
  • Het evenement bevat doorgaans de naam van de medewerker, afdeling, aangevraagde verlofdagen en andere relevante details in de titel en beschrijving.

Gegevensverwerking

  • De evenementgegevens worden geparseerd en omgezet naar platte tekst met behulp van een sjabloon, zodat ze geschikt zijn voor verdere verwerking door de AI-agent.
  • Dit zorgt ervoor dat de agent alle benodigde informatie (naam medewerker, afdeling, data, etc.) op een gestructureerde, leesbare manier ontvangt.

AI-agent: Logica voor verlofgoedkeuring

De kern van deze workflow is een AI-gestuurde agent (“Verlofmanager”) met de volgende logica:

  1. Extraheert evenementdetails:

    • Leest het evenement om de naam van de medewerker, afdeling, aangevraagde data en het evenement-ID te extraheren.
    • Controleert of het evenement daadwerkelijk een verlofaanvraag is (bijv. titel bevat “Verlofaanvraag”).

  2. Beoordeelt de aanvraag:

    • Past de regel toe: Slechts één medewerker per afdeling mag op dezelfde dag met vakantie zijn.
    • Zoekt in de agenda naar overlappende “Goedgekeurde vakantie”-evenementen voor dezelfde afdeling en data.
    • Beslist om de aanvraag goed of af te keuren op basis van deze regels.
    • Logt de motivatie voor audit en transparantie.

  3. Werkt de agenda bij:

    • Indien goedgekeurd, maakt een nieuw evenement aan met de titel “Goedgekeurde vakantie: [Naam medewerker]” (en verwijdert het oorspronkelijke aanvraag-evenement).
    • Indien afgewezen, verwijdert het verlofaanvraag-evenement uit de agenda.

  4. Stelt de medewerker op de hoogte:

    • Stuurt een notificatie-e-mail naar de medewerker met informatie over de goedkeuring of afwijzing.
    • De e-mail bevat een duidelijke onderwerpregel en tekst, met reden van afwijzing indien van toepassing.

Geïntegreerde tools

De AI-agent kan de volgende tools gebruiken, verbonden als workflow-nodes:

ToolnaamFunctionaliteit
Evenementen BekijkenZoekt in de agenda naar overlappende of conflicterende verlofevenementen.
Evenement AanmakenVoegt een nieuw evenement toe aan de agenda om een goedgekeurde vakantie te markeren.
Evenement VerwijderenVerwijdert agenda-evenementen (voor zowel het opruimen van aanvragen als afgewezen vakanties).
Notificatie E-mailVerstuurt goedkeurings- of afwijzingsmails naar de medewerker.
OpenAI LLMBiedt de onderliggende taal- en redeneercapaciteit voor de agent.

Uitvoer

  • De beslissing en motivatie van de agent worden weergegeven in een chatinterface, zodat HR of managers de acties van het systeem kunnen beoordelen.
  • Alle acties (goedkeuringen, afwijzingen, notificaties) worden automatisch uitgevoerd, waardoor handmatige tussenkomst tot een minimum wordt beperkt.

Waarom deze workflow nuttig is

  • Schaalbaarheid: Behandelt grote hoeveelheden verlofaanvragen met consistente toepassing van regels.
  • Automatisering: Vermindert handmatig HR-werk en verkort reactietijden.
  • Transparantie: Logt beslissingen en verstuurt duidelijke communicatie naar aanvragers.
  • Flexibiliteit: Regels en logica kunnen worden uitgebreid voor complexere beleidsregels (bijv. teamcapaciteit, type verlof).
  • Integratie: Verbindt Google Agenda en e-mail naadloos, waardoor het eenvoudig in bestaande processen past.

Processtroomschema

Hieronder een vereenvoudigde flow van de automatisering:

  1. Nieuw agenda-evenement (verlofaanvraag)
    ⮑ Evenementgegevens parseren
    ⮑ AI-agent beoordeelt aanvraag:
    • Controleert op conflicten
    • Keurt goed of wijst af
      ⮑ Agenda bijgewerkt (Aanmaken/Goedkeuren of Verwijderen/Afwijzen)
      ⮑ Notificatie-e-mail naar medewerker verzonden
      ⮑ Beslissing gelogd in chatoutput

Voorbeeldscenario

  1. Peter van de afdeling Accounts dient een verlofaanvraag in voor 10–15 juli.
  2. De workflow wordt geactiveerd bij het aanmaken van het evenement, parseert de aanvraag en geeft deze door aan de AI-agent.
  3. De agent controleert of er al iemand van Accounts een goedgekeurde vakantie heeft op die data.
    • Zo niet, dan wordt de aanvraag goedgekeurd: het evenement wordt opnieuw aangemaakt als “Goedgekeurde vakantie: Peter” en een goedkeuringsmail wordt verstuurd.
    • Als Kamil van Accounts al een goedgekeurde vakantie heeft op 12 juli, wordt de aanvraag afgewezen: het evenement wordt verwijderd en Peter ontvangt een afwijzingsmail met opgave van reden.

Deze automatisering zorgt voor eerlijkheid, naleving van HR-beleid en tijdige communicatie—ideaal voor organisaties die verlofbeheer willen stroomlijnen en administratieve lasten willen verminderen.

Laat ons uw eigen AI-team bouwen

Wij helpen bedrijven zoals die van u bij het ontwikkelen van slimme chatbots, MCP-servers, AI-tools of andere soorten AI-automatisering om mensen te vervangen bij repetitieve taken in uw organisatie.

Plan een demo Probeer het nu

Meer informatie

AI-assistent met Google Agenda-bewustzijn
AI-assistent met Google Agenda-bewustzijn

AI-assistent met Google Agenda-bewustzijn

Een intelligente AI-assistent die integreert met Google Agenda om gebruikers te helpen hun schema's te beheren. Gebruikers kunnen via chat communiceren om hun a...

4 min lezen
Google Agenda-evenement aangemaakt
Google Agenda-evenement aangemaakt

Google Agenda-evenement aangemaakt

Integreer je workflows met Google Agenda. Deze component triggert automatisering wanneer een nieuw evenement wordt aangemaakt in een opgegeven Google Agenda, wa...

2 min lezen
Automation Calendar +3
AI Vergaderplanner met Google Calendar
AI Vergaderplanner met Google Calendar

AI Vergaderplanner met Google Calendar

Deze door AI aangedreven workflow automatiseert het plannen van vergaderingen via Google Calendar. Gebruikers communiceren met een chatbot die beschikbare tijde...

3 min lezen