Deze door AI aangedreven workflow automatiseert het plannen van vergaderingen via Google Calendar. Gebruikers communiceren met een chatbot die beschikbare tijden vindt, gebeurtenissen aanmaakt, bekijkt of verwijdert, en zelfs Google Zoeken en URL-inhoud extractie gebruikt om te helpen bij het plannen. Ideaal om de productiviteit te verhogen en het beheer van agenda’s te stroomlijnen voor teams en professionals.
Gebruiker start chat
De chatbot verwelkomt de gebruiker en verzamelt hun verzoek voor het plannen van een vergadering.AI-agent verwerkt verzoek
Een AI-agent interpreteert de intentie van de gebruiker en haalt vergaderdetails op zoals datum, tijd en deelnemers.Google Calendar-integratie
Het systeem zoekt naar beschikbare tijden, maakt, bekijkt of verwijdert gebeurtenissen in Google Calendar op basis van de invoer van de gebruiker.Optioneel webonderzoek
De AI-agent kan Google Zoeken en URL-inhoud extractie gebruiken om aanvullende informatie te verzamelen indien nodig voor planningsbeslissingen.Bevestiging en chatuitvoer
De chatbot bevestigt de uitgevoerde actie en toont het resultaat aan de gebruiker in de chatinterface.Hieronder vindt u een complete lijst van alle prompts die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Prompts zijn de instructies die aan het AI-model worden gegeven om reacties te genereren of acties uit te voeren. Ze begeleiden de AI bij het begrijpen van de gebruikersintentie en het genereren van relevante uitvoer.
AI-agent die verbinding kan maken met tools en antwoorden kan genereren.
Je bent een AI-chatbot die vergaderingen plant met Google Calendar. Je taak is om binnenkomende berichten te verwerken, de benodigde details te extraheren (zoals datum, tijd en deelnemers), en vervolgens de vergadering dienovereenkomstig te plannen in Google Calendar.
Hieronder vindt u een complete lijst van alle componenten die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Componenten zijn de bouwstenen van elke AI-flow. Ze stellen u in staat om complexe interacties te creëren en taken te automatiseren door verschillende functionaliteiten met elkaar te verbinden. Elke component heeft een specifiek doel, zoals het verwerken van gebruikersinvoer, het verwerken van gegevens of het integreren met externe diensten.
Flowbeschrijving
Deze workflow verandert een AI-chatbot in een slimme, geautomatiseerde vergaderplanner die direct integreert met Google Calendar. Het stelt gebruikers in staat om op een natuurlijke manier met de chatbot te communiceren om agenda-afspraken te plannen, bij te werken of te verwijderen, waardoor het proces naadloos en schaalbaar wordt voor zowel individuen als organisaties.
Wanneer een gebruiker de chat opent, wordt hij of zij begroet met een vriendelijk welkomstbericht, waarin de mogelijkheden van de chatbot worden uitgelegd om te helpen bij het plannen van vergaderingen met slechts een paar details (zoals wie, wanneer en waar). Deze interactie wordt afgehandeld door de volgende volgorde:
| Stap | Component | Doel |
|---|---|---|
| 1 | Chat Opened Trigger | Detecteert wanneer een chatsessie start. |
| 2 | Message Widget | Toont een welkomstbericht aan de gebruiker. |
| 3 | Chat Output | Laat het welkomstbericht zien in het chatvenster. |
Wanneer een gebruiker een bericht verzendt (bijvoorbeeld “Plan een vergadering met John volgende week dinsdag om 15:00 uur”), vangt de workflow deze invoer op en verwerkt deze via de volgende logica:
De AI-agent is uitgerust met verschillende gespecialiseerde tools om vergadergerelateerde taken uit te voeren:
Al deze tools zijn verbonden met de AI-agent, die beslist welke gebruikt wordt op basis van het verzoek van de gebruiker.
Zodra de AI-agent een taak heeft voltooid (zoals het plannen of annuleren van een vergadering), wordt er een reactie gegenereerd die aan de gebruiker wordt getoond via een andere Chat Output-component, ter bevestiging van de actie of met verdere instructies.
| Componentnaam | Rol in workflow |
|---|---|
| Chat Opened Trigger | Start de welkomstprocedure |
| Message Widget | Toont welkom-/informatieberichten |
| Chat Input/Output | Verwerkt gebruikersinteractie en reacties |
| Chat History | Behoudt gesprekscontext |
| AI-agent | Centrale intelligentie en besluitvorming |
| Google Calendar Tools | Beheert afspraken (aanmaken, bekijken, verwijderen, enz.) |
| Google Search/URL | Aanvullende gegevensopvraging |
| Current Time Tool | Geeft tijdscontext |
Deze workflow is ideaal voor het automatiseren en opschalen van het vaak tijdrovende proces van vergaderingen plannen. Door gebruik te maken van AI en directe Google Calendar-integratie stelt het gebruikers in staat hun agenda efficiënt te beheren, tijd te besparen en de kans op fouten of dubbele boekingen te verkleinen—alles via een intuïtieve chatinterface.
Wij helpen bedrijven zoals die van u bij het ontwikkelen van slimme chatbots, MCP-servers, AI-tools of andere soorten AI-automatisering om mensen te vervangen bij repetitieve taken in uw organisatie.
