AI Notulen & Follow-Up Generator

Genereert automatisch uitvoerbare notulen en follow-up e-mails van je vergaderbijlagen met AI, en exporteert de resultaten als een PDF. Ideaal om vergaderdocumentatie en communicatie te stroomlijnen.

Hoe de AI-flow werkt - AI Notulen & Follow-Up Generator

Hoe de AI-flow werkt

Gebruiker uploadt vergaderbestanden

De gebruiker levert audio- of videobestanden van de vergadering aan als bijlage.

AI extraheert context en details

AI verwerkt de bijlagen om relevante vergaderinformatie te extraheren.

Genereer notulen en follow-up e-mail

AI maakt gestructureerde notulen en een follow-up e-mail op basis van de vergaderinhoud.

Resultaten tonen & exporteren

De gegenereerde samenvatting en follow-up e-mail worden aan de gebruiker getoond en geëxporteerd als een downloadbare PDF.

Stuur geautomatiseerde follow-up

Er wordt een verzendklare e-mail gegenereerd voor snelle follow-up met de deelnemers.

Gebruikte prompts in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle prompts die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Prompts zijn de instructies die aan het AI-model worden gegeven om reacties te genereren of acties uit te voeren. Ze begeleiden de AI bij het begrijpen van de gebruikersintentie en het genereren van relevante uitvoer.

Notulen Prompt Sjabloon

Prompt-sjabloon voor het genereren van notulen op basis van een gedetailleerd notulensjabloon en de aangeleverde context.

                Hier is de context van de bijlage die is toegevoegd, gegeven als CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Sjabloon Notulen**

**Vergadertitel:**  
**Datum:**  
**Tijd:**  
**Locatie:**  
**Bijeengeroepen door:**  
**Facilitator:**  
**Notulist:**  
**Aanwezigen:**  
- Naam 1
- Naam 2
- Naam 3  
  *(Noem hier alle aanwezigen)*

**Agenda:**  
1. Onderwerp 1  
2. Onderwerp 2  
3. Onderwerp 3  
   *(Noem hier alle agendapunten)*

**Samenvatting van de vergadering:**

1. **Opening:**  
   - Tijd van opening vergadering.  
   - Openingswoorden door de facilitator.

2. **Aanwezigheid:**  
   - Bevestiging en erkenning van aanwezigen.  
   - Vermelding van eventuele afmeldingen of afwezigen.

3. **Goedkeuring vorige notulen:**  
   - Eventuele correcties of goedkeuringsstatus.
  
4. **Bespreking en updates:**

   - **Onderwerp 1:**  
     - Korte samenvatting van de discussie.  
     - Belangrijkste punten en genomen besluiten.  
     - Actiepunten en verantwoordelijken.

   - **Onderwerp 2:**  
     - Korte samenvatting van de discussie.  
     - Belangrijkste punten en genomen besluiten.  
     - Actiepunten en verantwoordelijken.

   - **Onderwerp 3:**  
     - Korte samenvatting van de discussie.  
     - Belangrijkste punten en genomen besluiten.  
     - Actiepunten en verantwoordelijken.

   *(Ga zo nodig verder voor alle agendapunten)*

5. **Rondvraag:**  
   - Eventuele aanvullende onderwerpen buiten de agenda.

6. **Volgende stappen / Actiepunten:**  
   - Samenvatting van actiepunten, verantwoordelijken en deadlines.

7. **Volgende vergadering:**  
   - Datum en tijd van de volgende vergadering.  
   - Locatie of wijze van samenkomen (indien van toepassing).

8. **Sluiting:**  
   - Tijdstip van sluiting van de vergadering.

**Aanvullende opmerkingen:**  
- Eventuele punten die zijn doorgeschoven naar een volgende vergadering.  
- Belangrijke contextuele opmerkingen of observaties.

**Opgesteld door:**  
- [Naam]  
- [Datum van opstellen]
---

Genereer notulen op basis van het SJABLOON
            

Gebruikte componenten in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle componenten die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Componenten zijn de bouwstenen van elke AI-flow. Ze stellen u in staat om complexe interacties te creëren en taken te automatiseren door verschillende functionaliteiten met elkaar te verbinden. Elke component heeft een specifiek doel, zoals het verwerken van gebruikersinvoer, het verwerken van gegevens of het integreren met externe diensten.

Flowbeschrijving

Doel en voordelen

Overzicht van de Eenvoudige Notulen Workflow

Deze workflow, getiteld Eenvoudige Notulen, is ontworpen om het proces van het omzetten van vergaderbijlagen (zoals audio- of videobestanden) naar goed gestructureerde, uitvoerbare content te automatiseren en te stroomlijnen. Hij genereert nauwkeurige notulen en follow-up e-mails en exporteert de resultaten zelfs als een downloadbare PDF. Het hele proces is geoptimaliseerd voor minimale gebruikersinspanning, zodat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is.


Workflow-stappen

1. Gebruiker verwelkomen

  • Zodra de chatinterface wordt geopend, wordt de gebruiker begroet met een vriendelijke welkomstboodschap.
  • De boodschap leidt de gebruiker om het audio- of videobestand van de vergadering toe te voegen en legt uit dat de workflow het volgende zal produceren:
    • Gedetailleerde notulen
    • Actiegerichte follow-up e-mail

2. Gebruikersinvoer en bijlage

  • De gebruiker uploadt het vergaderbestand via de chatinvoer.
  • Het systeem slaat de bijlage op en bereidt deze voor als contextuele input voor verdere verwerking.

3. Genereren van notulen

  • De workflow gebruikt een vooraf gedefinieerd, uitgebreid sjabloon met onderdelen zoals Vergadertitel, Datum, Aanwezigen, Agenda, Discussie, Actiepunten, Volgende stappen, enzovoort.
  • De AI verwerkt de inhoud van het toegevoegde bestand, haalt relevante informatie eruit en vult het sjabloon in, zodat de notulen duidelijk, georganiseerd en uitvoerbaar zijn.

4. Aanmaken van een follow-up e-mail

  • Op basis van dezelfde vergadercontext wordt een follow-up e-mail gegenereerd.
  • De e-mail bevat een vriendelijke introductie en voegt de volledige notulen onderaan toe, zodat ontvangers zowel het overzicht als de details makkelijk kunnen nalezen.

5. Presentatie van output

  • De gegenereerde notulen en follow-up e-mail worden direct in de chatinterface getoond voor onmiddellijke inzage.
  • De workflow formatteert de content tevens in markdown voor duidelijke structuur en leesbaarheid.

6. Exporteren als PDF

  • De workflow exporteert automatisch de gegenereerde notulen en follow-up e-mail naar een PDF-bestand.
  • De gebruiker krijgt een downloadlink om deze PDF eenvoudig te delen of te archiveren.

Technisch Flow-overzicht

StapModuleDoel
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetWelkom en instructies
2ChatInputOntvangen van vergaderbestand/bijlage
3PromptTemplate (Notulen) + GeneratorGenereer gestructureerde notulen
4PromptTemplate (Follow-up E-mail) + GeneratorGenereer follow-up communicatie
5ChatOutputToon gegenereerde inhoud
6PromptTemplate (Gecombineerd)Combineer notulen en e-mail voor export
7ExportToPDFFileMaak downloadbare PDF
8ChatOutputBied downloadlink aan

Waarom deze workflow nuttig is

  • Tijdbesparend: Automatiseert het tijdrovende werk van notuleren en follow-ups, die vaak repetitief en tijdsintensief zijn.
  • Consistentie: Zorgt dat elke set notulen en follow-up e-mail een professioneel, gestructureerd sjabloon volgt.
  • Schaalbaarheid: Kan meerdere vergaderingen snel verwerken, zodat organisaties hun documentatie eenvoudig opschalen zonder extra handwerk.
  • Toegankelijkheid: Met outputs in zowel chat als downloadbare PDF-formaat is delen en archiveren moeiteloos.
  • Actiegericht: Door duidelijke actiepunten en samenvattingen te bieden, wordt opvolging na vergaderingen verbeterd.

Ideale Gebruikssituaties

  • Bedrijven en Teams: Voor reguliere teamvergaderingen, projectupdates of klantgesprekken.
  • Evenementenorganisatoren: Om discussies en besluiten van evenementen of workshops vast te leggen.
  • Academische en onderzoeksgroepen: Om voortgang en actiepunten bij te houden.
  • Remote werken: Vooral effectief voor verspreide teams die consistente communicatie nodig hebben.

Conclusie

De Eenvoudige Notulen workflow automatiseert het omzetten van vergaderopnamen naar uitvoerbare documentatie door AI-gestuurde contextextractie, professionele opmaak en automatische export te combineren. Het is een onmisbaar hulpmiddel voor iedereen die vergaderadministratie wil stroomlijnen, opvolging wil verbeteren en de efficiëntie van de organisatie wil vergroten.

Laat ons uw eigen AI-team bouwen

Wij helpen bedrijven zoals die van u bij het ontwikkelen van slimme chatbots, MCP-servers, AI-tools of andere soorten AI-automatisering om mensen te vervangen bij repetitieve taken in uw organisatie.

Meer informatie