Contact zoeken in HubSpot

Wat is de Contact zoeken in HubSpot-component

De Contact zoeken in HubSpot-component laat je contacten vinden en filteren op basis van elke mogelijke HubSpot-eigenschap, inclusief aangepaste eigenschappen. In combinatie met operatoropties kun je tientallen unieke toepassingen realiseren.

Belangrijkste voordelen van deze component

• Flexibel zoeken op eigenschap: Filter contacten op elke HubSpot-eigenschap, inclusief aangepaste velden. Hierdoor heb je volledige controle over het targeten of ophalen van data.
• Geavanceerde operatorondersteuning: Gebruik condities zoals gelijk aan, groter dan, kleiner dan, tussen, bevat en meer. Hiermee kun je nauwkeurige en aanpasbare zoekopdrachten uitvoeren.
• Workflow-compatibiliteit: Gebruik in combinatie met andere componenten om volledige flows te bouwen. Ideaal voor lead tracking, herinneringen of het synchroniseren van data tussen tools.
• Verbeterde datahygiëne: Identificeer eenvoudig onvolledige of verouderde contactgegevens. Hiermee houd je je CRM schoon en actueel.
• Tijdsgebaseerd filteren: Zoek op aanmaak- of wijzigingsdatum. Perfect voor het instellen van jubileumaanbiedingen, heractiveringscampagnes of detectie van verouderde leads.
• Aangepaste outputopties: Stuur resultaten waar je maar wilt—chat, Slack, Google Sheets, e-mail, en meer. Maakt het eenvoudig om rapportages en meldingen te automatiseren.

Componentinstellingen

Operator

Operatoren zijn wiskundige functies die de relatie beschrijven tussen je zoekopdracht en hetgeen je zoekt. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op een exacte e-mailmatch, maar ook op contacten die na een bepaalde datum zijn aangemaakt, contacten die specifieke eigenschappen missen, en nog veel meer.

Eigenschapsnaam

Je kunt zoeken op HubSpot-eigenschappen of aangepaste objecten. In combinatie met operatoropties levert dit tientallen unieke toepassingen op. Naast contactinformatie zoals namen, e-mails of bedrijven, kun je ook filteren op aanmaak- of wijzigingsdatum, levenscyclusfase, en meer.

Overige instellingen

• Beperkingen: Stel het aantal op te halen contacten in. Standaard is dit 1 voor exacte matches, maar je kunt het verhogen voor bulktaken. Houd er rekening mee dat verwerkingstijd en kosten stijgen bij meer resultaten.
• Toolbeschrijving: Geef extra informatie om het de agent makkelijker te maken de tool te gebruiken.
• Toolnaam: Voeg een naam toe die de agent in uitvoer moet gebruiken. Deze naam is voor jouw gemak.
• Verbose: Kies of de agent zijn denkproces moet tonen in de FlowHunt-chatinterface. Dit is vooral handig bij het debuggen.

Handles

• Tool: Koppel de component als tool aan een AI Agent. Dit is de belangrijkste output-handle, waarmee de agent deze component kan gebruiken om nieuwe contactrecords aan te maken.
• Na contact toevoegen: Koppel componenten om acties te specificeren die moeten plaatsvinden na het aanmaken van een contact. Bijvoorbeeld het instellen van Slack-meldingen, het automatisch bijwerken van Google Sheets, of verdere verwerking van de data.

Hoe gebruik je de Contact zoeken in HubSpot-component

Nu we besproken hebben wat de component doet, kijken we naar het gebruik ervan. Hier volgen enkele populaire use-cases om te laten zien welke problemen deze component oplost:

• Compliance en datahygiëne: Gebruik de operatoren “niet in”, “heeft eigenschap niet” of “bevat token” om testleads, ontbrekende velden of onvolledige records te vinden en op te schonen.
• Detectie van verouderde leads: Automatische meldingen voor contacten met levenscyclus=lead die al een bepaalde tijd niet zijn gewijzigd.
• Locatiegebaseerde campagnes: Zoeken naar contacten uit specifieke landen, steden of postcodes om locatiecampagnes, uitnodigingen en meer te genereren en versturen.
• Tijdsgebaseerde campagnes: Zoeken naar contacten met een specifieke aanmaakdatum om jubileumaanbiedingen te verzenden.
• Herinneringen voor automatische verlenging: Gebruik de operator “kleiner dan of gelijk aan” op de laatste wijzigingsdatum om klanten te vinden die bijna moeten verlengen, en stuur een check-in of speciale aanbieding.
• Nieuwe contacten van key accounts: Nieuwe contacten detecteren van target accountbedrijven om direct interne meldingen te activeren of toe te wijzen aan de juiste salesmedewerker.
• Postcodegebaseerde sales routing: Gebruik de operator “in” om contacten aan een vooraf gedefinieerde lijst met postcodes te koppelen en ze toe te wijzen aan een regiomedewerker of lokale campagne.
• Slimme routing op interesse: Gebruik aangepaste eigenschappen zoals “Interesse = Product A” om contacten direct te routeren naar relevante sales-follow-ups of content journeys.

Een flow bouwen voor detectie van verouderde leads

Laten we de component testen door een eenvoudige flow te maken voor detectie van verouderde leads. We zoeken hierbij naar contacten met levenscyclusfase = lead EN laatst gewijzigd op X dagen geleden.

Voor dit doel testen we het als chatflow. Dit proces kan echter volledig geautomatiseerd worden als cronjob en de output kan naar elke gewenste plek, bijvoorbeeld Slack- of Gmail-meldingen, of een spreadsheet voor automatische rapportages.

Stappen:

1. Omdat dit een chatflow is, voeg je Chat Input, Output en History toe.
2. Voeg een AI Agent toe die de HubSpot-component als tool gebruikt.
3. Omdat we op twee condities zoeken, hebben we twee Contact zoeken in HubSpot-componenten nodig.
4. Verbind de componenten zoals hieronder weergegeven:

5. Stel vervolgens de zoek-operator en eigenschapsnaam in.
6. De eerste zoekcomponent zoekt op lastmodifieddate die groter dan of gelijk aan X aantal dagen is. Met andere woorden, hij zoekt naar verouderde records:

7. De tweede zoekcomponent zoekt op lifecyclestage die gelijk is aan lead. Zo voorkom je dat bestaande klanten of andere type records in de resultaten komen:

8. Dit is alles wat je nodig hebt voor een chatflow waarin je instructies in de chat kunt geven en direct resultaten ontvangt. Je kunt deze Flow verder uitbreiden, zodat hij automatisch draait en resultaten naar externe apps stuurt in plaats van naar de chat.

Laten we het testen. We sturen de volgende instructie in de chat:

Geef contacten terug waarbij de levenscyclusfase lead is EN de laatste wijzigingsdatum groter dan of gelijk aan 5 dagen.

In een volledig geautomatiseerde workflow kun je de instructies permanent in de AI Agents en de instellingen van de Contact zoeken-component invoeren. Omdat we nu een chatflow gebruiken, kunnen we de instructie gewoon in de chat sturen.

Na wat verwerking retourneerde de Flow één contact:

Laten we controleren of het resultaat klopt. In onze HubSpot-contactenlijst zien we 4 records. Eén daarvan is echter een klant. En twee andere zijn vandaag bijgewerkt (10 april). Dat betekent dat het contact dat de Flow retourneerde inderdaad de enige is die voldoet aan de gegeven criteria:

In ons voorbeeld starten we de Flow handmatig en worden de zoekresultaten in de chat getoond. Maar je kunt hem eenvoudig omzetten naar een volledig geautomatiseerde oplossing door hem als cronjob te draaien en de chat-output te vervangen door elke gewenste outputbron, zoals de Maak Google Sheet-component voor automatische rapportages of de Stuur Slack-bericht of E-mailmelding-tool voor notificaties.