Opis przepływu
Cel i korzyści
Generator raportów ze spotkań AI – opis workflow
Przegląd
Workflow AI Generator protokołów spotkań został stworzony, aby automatycznie przekształcać załączniki ze spotkań (takie jak pliki audio lub wideo) w praktyczne, pisemne treści. Obejmuje to generowanie szczegółowych protokołów, maili follow-up oraz angażujących wpisów blogowych, wszystko na podstawie kontekstu wyodrębnionego z oryginalnych materiałów ze spotkania. Proces jest wysoce skalowalny i eliminuje powtarzalną, ręczną pracę, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla organizacji chcących usprawnić dokumentację i komunikację po spotkaniach.
Przebieg krok po kroku
1. Onboarding użytkownika i wprowadzenie
Wiadomość powitalna: Po otwarciu sesji czatu użytkownik otrzymuje przyjazną wiadomość powitalną z instrukcją kolejnych kroków:
- Dołącz nagranie audio lub wideo ze spotkania.
- Otrzymaj szczegółowy protokół spotkania.
- Odbierz gotowego do wysłania maila follow-up.
- Uzyskaj wpis blogowy podsumowujący spotkanie.
Wgrywanie pliku: Użytkownik przesyła załącznik ze spotkania (audio, wideo itp.) przez interfejs czatu.
2. Ekstrakcja treści
- Ekstrakcja zawartości pliku: Przesłany plik jest przetwarzany w celu wyodrębnienia jego treści. Może to obejmować transkrypcję (dla audio/wideo), OCR (dla zeskanowanych dokumentów) lub bezpośrednie wydobycie tekstu (dla plików tekstowych).
3. Generowanie wyników
Dla każdego typu treści (protokół, mail follow-up, blog) workflow przebiega według podobnego schematu:
A. Protokół spotkania
- Przygotowanie promptu: Wyodrębniony kontekst jest wstawiany do szablonu promptu, instruującego AI do wygenerowania protokołu spotkania.
- Generowanie przez AI: Duży model językowy (LLM) przetwarza prompt i tworzy szkic protokołu.
- Formatowanie: Kolejny prompt formatuje wynik do standardowej sekcji “Protokół spotkania”.
- Wyświetlenie: Wynik trafia do czatu, gdzie użytkownik może go przejrzeć lub skopiować.
B. Mail follow-up
- Przygotowanie promptu: Ten sam kontekst wykorzystywany jest w promptcie do wygenerowania maila follow-up przez AI.
- Generowanie przez AI: LLM tworzy szkic maila.
- Formatowanie: Wynik zostaje opakowany w sekcję “Mail follow-up”.
- Wyświetlenie: Wygenerowany mail jest prezentowany użytkownikowi.
C. Wpis blogowy
- Przygotowanie promptu: Kontekst wykorzystuje się do promptu AI w celu wygenerowania wpisu blogowego.
- Generowanie przez AI: LLM generuje treść wpisu na bloga.
- Formatowanie: Blog zostaje sformatowany pod nagłówkiem “Blog”.
- Wyświetlenie: Wpis blogowy jest prezentowany użytkownikowi.
Struktura workflow gwarantuje, że każdy typ treści generowany jest niezależnie i równolegle, co maksymalizuje wydajność.
Struktura workflow
Krok | Wejście | Przetwarzanie | Wynik |
---|
Onboarding użytkownika | Otwarcie czatu | Widget wiadomości powitalnej | Powitanie w czacie |
Wgrywanie pliku | Załącznik | Ekstrakcja zawartości pliku | Surowa treść spotkania |
Protokół spotkania | Wyodrębniony kontekst | Prompt AI → LLM → prompt formatowania | Tekst protokołu |
Mail follow-up | Wyodrębniony kontekst | Prompt AI → LLM → prompt formatowania | Treść maila follow-up |
Wpis blogowy | Wyodrębniony kontekst | Prompt AI → LLM → prompt formatowania | Treść wpisu blogowego |
Uwaga: Wszystkie trzy wyniki wyświetlane są w interfejsie czatu i są natychmiast dostępne do wykorzystania.
Korzyści i zastosowania
- Skalowalność: Obsługuje dowolną liczbę spotkań bez dodatkowego wysiłku ze strony człowieka.
- Spójność: Zapewnia, że cała dokumentacja spotkań utrzymana jest w jednolitym, profesjonalnym formacie.
- Szybkość: Natychmiast generuje wszystkie rezultaty po przesłaniu pliku.
- Wszechstronność: Działa z różnymi typami plików (audio, wideo, dokumenty).
- Automatyzacja: Ogranicza zadania administracyjne, uwalniając czas na zadania o większej wartości.
- Przydatne dla:
- Kierowników projektów i liderów zespołów automatyzujących follow-up po spotkaniach.
- Działów HR lub operacyjnych potrzebujących standaryzowanej dokumentacji.
- Twórców treści chcących wykorzystać dyskusje ze spotkań jako wpisy na bloga.
Podsumowanie
AI Generator protokołów spotkań to potężny, zautomatyzowany łańcuch narzędziowy, który zamienia surowe pliki ze spotkań w uporządkowane, praktyczne i łatwe do udostępnienia treści pisemne. Usprawniając te procesy, nie tylko oszczędza czas, ale także gwarantuje, że kluczowe ustalenia ze spotkań są skutecznie wychwytywane, przekazywane i wykorzystywane w całej organizacji.