Como criar Atas de Reunião profissionais usando IA: Dicas Intermediárias

Já foi solicitado para você criar um resumo de uma reunião que durou várias horas? Nunca perca decisões importantes após uma reunião de negócios! Garanta que toda discussão, acordo e tarefa estejam registrados e facilmente acessíveis a qualquer momento. Neste artigo, vamos mostrar como criar atas de reunião usando IA em quatro passos simples:

1. Crie uma transcrição da reunião.
2. Defina o modelo que você quer que suas atas sigam.
3. Reúna mais informações (agenda, anotações adicionais).
4. Envie o prompt e todos os documentos para um chatbot.

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Não é necessário criar sua própria solução. Nossa ferramenta ajuda você a criar resumos claros e profissionais de reuniões rapidamente. Basta fazer upload da transcrição, adicionar anotações ou a agenda da reunião, e deixar a IA fazer o resto.

É rápido, fácil de usar e ajuda sua equipe a se manter alinhada.

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Mas caso você queira aprender, aqui está o tutorial:

Guia Passo a Passo

As atas de reunião são notas breves que registram o que foi discutido, quais resultados foram alcançados e quem é responsável por cada ação após a reunião. Vamos conferir esse processo passo a passo.

1. Obtenha a Transcrição

Grave sua reunião. Isso costumava ser função de um secretário, mas a tecnologia moderna registra atas de reunião de forma mais rápida e sistemática. Use a transcrição do Teams ou o Otter.ai para gerar e salvar a transcrição.

2. Crie um Modelo (ou Use o Nosso)

Defina uma estrutura padrão para suas atas. Algumas empresas têm requisitos específicos para suas reuniões e discussões. Mas, para facilitar seu trabalho, oferecemos este modelo simples que serve para a maioria dos casos.

3. Forneça informações adicionais, agenda e anotações

Para garantir que um chatbot entregue uma resposta satisfatória, você pode sempre fornecer informações adicionais. Você pode incluir:

• O contexto da reunião
• Resultados de reuniões anteriores
• Metas específicas
• Objetivos para a interação atual
• Outros detalhes relevantes (participantes-chave ou perguntas específicas que precisam ser abordadas).

Você pode fornecer isso como parte das mensagens do prompt ou até mesmo como um documento separado.

Outra coisa que você pode fornecer é a agenda da reunião recebida anteriormente pelos organizadores. Isso pode ajudar a IA a determinar os pontos importantes da discussão ou identificar participantes não nomeados na transcrição.

Quanto mais informações o chatbot receber, mais detalhadas e específicas serão as atas de reunião que você obtém.

4. Prompt para o ChatGPT

Reúna todas as informações e solicite ao ChatGPT. Parece simples o suficiente. No entanto, você provavelmente não quer que o ChatGPT responda como um chatbot genérico. Por isso, elabore sua solicitação como se estivesse se dirigindo a um especialista qualificado. Recomendamos usar este prompt.

Você é um gerador profissional de atas de reunião. Seu objetivo é criar um resumo claro, bem estruturado e formal da nossa Reunião Mensal de Estratégia de Vendas.
Contexto:
Os participantes incluem líderes da equipe de vendas e gerentes regionais.
Os tópicos abordados incluem metas trimestrais, atualizações do pipeline de vendas e alinhamento de marketing.
Fontes de Entrada:
Uma transcrição da reunião será fornecida.
Opcionalmente, uma agenda, um modelo de atas de reunião ou contexto adicional também podem ser incluídos.
As expectativas de saída devem seguir o modelo se fornecido, caso contrário, sinta-se à vontade para seguir suas próprias regras.
Garanta que a linguagem seja profissional, concisa e livre de conteúdos irrelevantes. Destaque conclusões importantes ou obstáculos. Resuma cada ponto com precisão sem perder nuances ou deixar de fora tarefas. Seja consistente na estrutura e no uso de títulos. Seja consistente na estrutura e no uso de títulos.
Quando tudo estiver pronto, crie um documento Word e insira as atas da reunião nele.

Não se esqueça que você sempre pode mudar e ajustar isso para que funcione exatamente da forma que deseja. Se pedir para exportar em formato .docx ao invés de .pdf, também pode ajustar os detalhes finais você mesmo.

5. Teste na prática

Não se esqueça de incluir os documentos reais dos quais a IA irá extrair todas as informações.

Seu resultado será assim:

Ata de Reunião
Título da Reunião: Reunião Mensal de Estratégia de Vendas
Data/Hora: 26 de maio de 2025 às 10:00
Local: Sala Danúbio, BlueChip Finance HQ, Viena
Participantes
Alex – Coordenador da Reunião do Conselho
Ben – Membro do Conselho
Chris – Assistente do Conselho
Ausentes
John – CEO (Ausente)
Agenda
Resultados Financeiros do 2º Trimestre e Previsão do Ano
Revisão do Projeto Piloto de Integração de IA
Feedback de Clientes – Onboarding Digital
Prévia da Estratégia para 2026
Aquisição de Talentos & Pipeline de Liderança
Progresso em Sustentabilidade & Metas ESG
Discussão
Data da próxima reunião do conselho
Confirmada para quarta-feira, 17 de setembro de 2025, às 14:00, na sala Danúbio.
Resultados do 2º Trimestre e Previsão
Análise dos números preliminares; acordado atualizar a previsão anual após o desempenho do próximo mês.
Projeto Piloto de Integração de IA
Piloto vai até agosto; dados de KPIs serão compilados para decisão de expansão no 4º trimestre.
Feedback sobre Onboarding Digital
Clientes solicitaram interface mais fluida; equipe irá coletar métricas de uso de três meses para a próxima revisão.
Prévia da Estratégia para 2026
Estrutura inicial inclui planejamento de equipe e oportunidades de novos mercados.
Aquisição de Talentos & Pipeline de Liderança
Roteiro para lidar com aposentadorias e lacunas de liderança; RH enviará rascunho até meados de junho.
Atualização ESG & Sustentabilidade
Responsável apresentou os benchmarks atuais; próximos passos incluem propostas de compensação de carbono.
Decisões
Próxima reunião do conselho agendada para 17 de setembro de 2025, às 14:00.
Local mantido: Sala Danúbio.
Agenda aprovada conforme acima.
Atribuições
Ação	Responsável
Elaborar e enviar a agenda formal até a próxima semana	Ben
Compilar dados de KPI do piloto de IA e métricas de onboarding digital	Chris
Enviar convite de calendário e coordenar a logística da reunião	Alex
Próxima Reunião
Data/Hora: Quarta-feira, 17 de setembro de 2025 às 14:00
Local: Sala Danúbio

Prós e Contras

Vamos analisar os prós e contras desse método de criação de atas de reunião.

Resumo

Como você pode ver, criar atas de reunião é mais simples do que parece ao seguir estes passos:

1. Crie uma transcrição.
2. Escolha um modelo para as atas.
3. Reúna informações adicionais.
4. Envie o prompt e todos os documentos para um chatbot.

Agora, você pode gerar atas abrangentes em menos de cinco minutos usando chatbots conhecidos como Gemini, Mistral ou Grok.

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