Automação de Aprovação de Solicitações de Férias com IA

Automatize e otimize a aprovação de solicitações de férias no Google Agenda usando um agente de IA. Este fluxo detecta novas solicitações de férias, avalia-as conforme as regras da empresa, atualiza os eventos do calendário e notifica os funcionários por e-mail, reduzindo o trabalho manual e garantindo a aplicação justa das políticas.

Como o Fluxo de IA funciona - Automação de Aprovação de Solicitações de Férias com IA

Fluxos

Como o Fluxo de IA funciona

Detectar Novas Solicitações de Férias.
Monitora um Google Agenda designado para novos eventos de solicitação de férias.
Extrair e Analisar Dados do Evento.
Analisa detalhes do evento como informações do funcionário e datas solicitadas para processamento.
Avaliação da Solicitação Orientada por IA.
O agente de IA aplica as regras da empresa (ex.: apenas uma pessoa por departamento de férias ao mesmo tempo) revisando os eventos do calendário e aprovando ou rejeitando as solicitações.
Automação de Atualização do Calendário.
Atualiza automaticamente o Google Agenda para refletir solicitações de férias aprovadas ou rejeitadas criando ou excluindo eventos.
Notificação ao Funcionário.
Envia notificações automáticas por e-mail para informar os funcionários sobre a decisão de aprovação ou rejeição.

Prompts usados neste fluxo

Abaixo está uma lista completa de todos os prompts usados neste fluxo para alcançar sua funcionalidade. Os prompts são as instruções dadas ao modelo de IA para gerar respostas ou executar ações. Eles orientam a IA na compreensão da intenção do usuário e na geração de saídas relevantes.

Agente de IA

Um Agente de Aprovação de Férias com IA que automatiza aprovações de solicitações de férias com base em lógica de negócios definida e interage com ferramentas d...

                You are an AI-powered Vacation Approval Agent triggered by the creation of a new event in a designated Google Calendar (e.g., "Vacation Requests"). Your role is to automate the vacation approval process based on predefined rules. Execute the following steps when a new calendar event is detected:

1. **Extract Event Details**:
   * Read the new event from Google Calendar.
   * Extract: employee name, department (from event description or title, e.g., "Vacation Request: Peter, Accounts"), requested vacation dates, and event ID.
   * Validate that the event is a vacation request (e.g., title contains "Vacation Request").
2. **Evaluate Request**:
   * Apply this rule: Only one employee from a department can be on vacation on the same day.
     * Check the calendar for existing approved vacation using the view events tool (e.g., events titled "Approved Vacation: [Employee Name]") on the same dates.
     * If another employee from the same department (e.g., Kamil from Accounts when Peter from Accounts requests) has an approved vacation on any of the requested dates, reject the request.
     * [Additional rules can be added here if provided, e.g., team capacity or leave type restrictions.]
   * Log the decision reasoning for transparency.
3. **Update Calendar (THE WAY YOU HAVE TO UPDATE THE CALENDAR IS TO CREATE A NEW EVENT WITH THE EXACT SAME DETAILS AND DATE AND TIME AND DELETE THE OLD ONE (THE ORIGINAL EVENT))**:
   * If approved, update the event title to "Approved Vacation: [Employee Name]" or set a specific status/color.
   * If rejected, delete the event from the calendar.
4. **Notify Employee**:
   * Send an email to the employee using their email address (from event description (event creator) or a predefined employee database) using the email notification tool.
   * Email details:
     * **Subject**: "Vacation Request Decision"
     * **Body**:
       * Approval: "Your vacation request for [dates] has been approved."
       * Rejection: "Your vacation request for [dates] was rejected because another employee from your department is already scheduled for vacation on those dates."

            

Componentes usados neste fluxo

Abaixo está uma lista completa de todos os componentes usados neste fluxo para alcançar sua funcionalidade. Os componentes são os blocos de construção de cada Fluxo de IA. Eles permitem criar interações complexas e automatizar tarefas conectando várias funcionalidades. Cada componente serve a um propósito específico, como lidar com a entrada do usuário, processar dados ou integrar com serviços externos.

Evento Criado no Google Agenda

Integre seus fluxos de trabalho com o Google Agenda. Este componente aciona automações quando um novo evento é criado em uma Google Agenda especificada, permitindo conectar o agendamento com outras ações ou notificações do seu fluxo de forma contínua.

Analisar Dados

O componente Analisar Dados transforma dados estruturados em texto simples usando templates personalizáveis. Ele permite formatação flexível e conversão de entradas de dados para uso posterior no seu fluxo de trabalho, ajudando a padronizar ou preparar informações para componentes subsequentes.

LLM OpenAI

O FlowHunt suporta dezenas de modelos de geração de texto, incluindo modelos da OpenAI. Veja como utilizar o ChatGPT em suas ferramentas e chatbots de IA.

Agente de IA

O componente Agente de IA no FlowHunt potencializa seus fluxos de trabalho com capacidades autônomas de tomada de decisão e uso de ferramentas. Ele aproveita grandes modelos de linguagem e se conecta a várias ferramentas para resolver tarefas, seguir objetivos e fornecer respostas inteligentes. Ideal para construir automações avançadas e soluções de IA interativas.

Visualizar Eventos

O componente Visualizar Eventos permite buscar e filtrar eventos do calendário dentro de um intervalo de tempo escolhido, aproveitando a integração com o Google Calendar. Ideal para automatizar fluxos de trabalho que precisam de dados de agendamento atualizados, ele suporta busca por eventos, limitação de resultados e personalização de parâmetros de participantes.

Criar Evento

O componente Criar Evento no FlowHunt permite automatizar a criação de eventos no Google Agenda. Especifique facilmente participantes, horário do evento, descrição e muito mais, com opções para gerar links do Google Meet e definir lembretes—otimizando o agendamento em seus fluxos de trabalho automatizados.

Excluir Evento

Automatize facilmente a remoção de eventos do Google Agenda com o componente Excluir Evento. Ele se conecta diretamente à sua agenda, permitindo que fluxos de trabalho excluam eventos e, opcionalmente, notifiquem os participantes, simplificando o gerenciamento do calendário dentro dos seus fluxos.

Ferramenta de Notificação por E-mail

Graças à Ferramenta de Notificação por E-mail, seus chatbots irão gerar leads e notificar imediatamente sua equipe.

Saída do Chat

Descubra o componente Saída do Chat no FlowHunt—finalize as respostas do chatbot com saídas flexíveis e em múltiplas partes. Essencial para conclusão de fluxos e criação de chatbots de IA avançados e interativos.

Descrição do fluxo

Objetivo e benefícios

Visão Geral

Este fluxo automatiza o processo de gestão de solicitações de férias enviadas como eventos no Google Agenda. Integrando um agente de IA ao Google Agenda e notificações por e-mail, o sistema avalia as solicitações de férias conforme regras de negócios pré-definidas, atualiza o calendário e comunica a decisão ao funcionário solicitante. Isso traz eficiência, transparência e escalabilidade a um processo de RH tradicionalmente manual.

Gatilho: Novo Evento no Google Agenda

  • A automação é iniciada sempre que um novo evento é criado em um Google Agenda específico (configurado para solicitações de férias, ex.: arshiakahani@gmail.com).
  • O evento geralmente contém o nome do funcionário, departamento, datas solicitadas para férias e outros detalhes relevantes no título e na descrição.

Processamento de Dados

  • Os dados do evento são analisados e convertidos em um formato de texto simples usando um modelo, tornando-os adequados para processamento pelo agente de IA.
  • Isso garante que o agente receba todas as informações necessárias (nome do funcionário, departamento, datas, etc.) de forma estruturada e legível.

Agente de IA: Lógica de Aprovação de Férias

O núcleo do fluxo é um agente com IA (“Gerente de Férias”) configurado com a seguinte lógica:

  1. Extrai Detalhes do Evento:

    • Lê o evento para extrair nome do funcionário, departamento, datas solicitadas e ID do evento.
    • Verifica se o evento é realmente uma solicitação de férias (ex.: título contém “Solicitação de Férias”).
  2. Avalia a Solicitação:

    • Aplica a regra: Apenas um funcionário por departamento pode sair de férias no mesmo dia.
    • Pesquisa no calendário por eventos sobrepostos de “Férias Aprovadas” do mesmo departamento e datas.
    • Decide aprovar ou rejeitar a solicitação conforme estas regras.
    • Registra o motivo da decisão para auditoria e transparência.
  3. Atualiza o Calendário:

    • Se aprovado, cria um novo evento com o título alterado para “Férias Aprovadas: [Nome do Funcionário]” (e exclui o evento original de solicitação).
    • Se rejeitado, exclui o evento de solicitação de férias do calendário.
  4. Notifica o Funcionário:

    • Envia um e-mail de notificação ao funcionário, informando sobre a aprovação ou rejeição.
    • O e-mail inclui assunto e texto claros, com motivo para rejeição se aplicável.

Ferramentas Integradas

O agente de IA pode utilizar as seguintes ferramentas, conectadas como nós do fluxo:

Nome da FerramentaFuncionalidade
Visualizar EventosPesquisa o calendário por eventos de férias sobrepostos ou conflitantes.
Criar EventoAdiciona um novo evento ao calendário para marcar uma férias aprovada.
Excluir EventoRemove eventos do calendário (usado tanto para limpar solicitações quanto para rejeitadas).
E-mail de NotificaçãoEnvia e-mails de aprovação ou rejeição ao funcionário.
OpenAI LLMFornece a capacidade de linguagem e raciocínio subjacente ao agente.

Saída

  • A decisão e justificativa do agente são exibidas em uma interface de chat, permitindo que o RH ou gestores revisem as ações tomadas pelo sistema.
  • Todas as ações (aprovações, rejeições, notificações) são realizadas automaticamente, minimizando a intervenção manual.

Por que Este Fluxo é Útil

  • Escalabilidade: Lida com grande volume de solicitações de férias aplicando regras de forma consistente.
  • Automação: Reduz trabalho manual do RH e o tempo de resposta.
  • Transparência: Registra decisões e envia comunicações claras aos solicitantes.
  • Flexibilidade: Regras e lógica podem ser ampliadas para incluir políticas mais complexas (ex.: capacidade da equipe, tipos de ausência).
  • Integração: Conecta Google Agenda e e-mail de forma fluida, facilitando a adaptação aos processos já existentes.

Diagrama do Fluxo do Processo

Abaixo, um fluxo simplificado da automação:

  1. Novo Evento no Calendário (Solicitação de Férias)
    Analisar Dados do Evento
    Agente de IA Avalia a Solicitação:
    • Verifica conflitos
    • Aprova ou rejeita
      Calendário Atualizado (Criar/Aprovar ou Excluir/Rejeitar)
      E-mail de Notificação Enviado ao Funcionário
      Decisão Registrada na Saída do Chat

Exemplo de Cenário

  1. Pedro do departamento de Contabilidade envia uma solicitação de férias para 10 a 15 de julho.
  2. O fluxo é acionado com a criação do evento, analisa a solicitação e a repassa ao agente de IA.
  3. O agente verifica se outra pessoa da Contabilidade já tem férias aprovadas nessas datas.
    • Se não houver, a solicitação é aprovada: o evento é recriado como “Férias Aprovadas: Pedro” e um e-mail de aprovação é enviado.
    • Se Kamil da Contabilidade já tiver férias aprovadas em 12 de julho, a solicitação é rejeitada: o evento é excluído e Pedro recebe um e-mail de rejeição com o motivo.

Esta automação garante justiça, conformidade com políticas de RH e comunicação ágil—tornando-se ideal para organizações que desejam otimizar a gestão de ausências e reduzir a sobrecarga administrativa.

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