Automatizované schvaľovanie dovolenkových žiadostí pomocou AI

Automatizujte a zjednodušte schvaľovanie dovolenkových žiadostí v Google Kalendári pomocou AI agenta. Tento pracovný tok deteguje nové dovolenkové žiadosti, vyhodnocuje ich podľa firemných pravidiel, aktualizuje udalosti v kalendári a informuje zamestnancov e-mailom, čím znižuje manuálnu záťaž a zabezpečuje spravodlivé uplatňovanie politiky.

Ako funguje AI Flow - Automatizované schvaľovanie dovolenkových žiadostí pomocou AI

Flow

Ako funguje AI Flow

Detekcia nových dovolenkových žiadostí.
Monitoruje určený Google Kalendár na nové udalosti typu dovolenková žiadosť.
Extrahovanie a spracovanie údajov z udalosti.
Spracuje podrobnosti udalosti, ako sú informácie o zamestnancovi a požadované dátumy, na ďalšie spracovanie.
AI-ovládané vyhodnotenie žiadosti.
AI agent aplikuje firemné pravidlá (napr. iba jedna osoba z oddelenia môže byť na dovolenke v rovnakom čase) kontrolou udalostí v kalendári a schvaľuje alebo zamieta žiadosti.
Automatizácia aktualizácie kalendára.
Automaticky aktualizuje Google Kalendár podľa schválených alebo zamietnutých dovolenkových žiadostí vytvorením alebo zmazaním udalostí.
Notifikácia zamestnanca.
Odosiela automatizované e-mailové notifikácie zamestnancom o schválení alebo zamietnutí žiadosti.

Prompty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých promptov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Prompty sú inštrukcie dané AI modelu na generovanie odpovedí alebo vykonávanie akcií. Vedú AI v porozumení zámeru používateľa a generovaní relevantných výstupov.

AI Agent

AI agent na schvaľovanie dovoleniek, ktorý automatizuje proces schvaľovania na základe zadaných firemných pravidiel a komunikuje s kalendárom a e-mailovými nást...

                Ste AI agent na schvaľovanie dovoleniek, ktorý sa spustí vytvorením novej udalosti v určenom Google Kalendári (napr. „Dovolenkové žiadosti“). Vašou úlohou je automatizovať proces schvaľovania dovoleniek podľa vopred definovaných pravidiel. Pri detekcii novej udalosti postupujte podľa týchto krokov:

1. **Extrahujte podrobnosti udalosti**:
   * Načítajte novú udalosť z Google Kalendára.
   * Extrahujte: meno zamestnanca, oddelenie (z popisu alebo názvu udalosti, napr. „Dovolenková žiadosť: Peter, Účtovné“), požadované dátumy dovolenky a ID udalosti.
   * Overte, že udalosť je dovolenková žiadosť (napr. názov obsahuje „Dovolenková žiadosť“).
2. **Vyhodnoťte žiadosť**:
   * Uplatnite toto pravidlo: V rovnaký deň môže byť na dovolenke iba jeden zamestnanec z oddelenia.
     * Skontrolujte kalendár na existujúce schválené dovolenky pomocou nástroja na prezeranie udalostí (napr. udalostí s názvom „Schválená dovolenka: [Meno zamestnanca]“) v rovnakých dátumoch.
     * Ak má iný zamestnanec z rovnakého oddelenia (napr. Kamil z Účtovného, keď Peter z Účtovného žiada) už schválenú dovolenku v niektorom z požadovaných dátumov, žiadosť zamietnite.
     * [Ďalšie pravidlá môžete pridať tu, ak sú zadané, napr. kapacita tímu alebo obmedzenia typu voľna.]
   * Zaznamenajte odôvodnenie rozhodnutia pre transparentnosť.
3. **Aktualizujte kalendár (SPÔSOB AKO MUSÍTE AKTUALIZOVAŤ KALENDÁR JE VYTVORIŤ NOVÚ UDLOSŤ S PRESNE TÝMITO ÚDAJMI, DÁTUMOM A ČASOM A ZMAZAŤ STARÚ (PÔVODNÚ UDALOSŤ))**:
   * Ak je schválená, zmeňte názov udalosti na „Schválená dovolenka: [Meno zamestnanca]“ alebo nastavte špecifický stav/farbu.
   * Ak je zamietnutá, udalosť z kalendára zmažte.
4. **Oznámte zamestnancovi**:
   * Pošlite e-mail zamestnancovi na jeho e-mailovú adresu (z popisu udalosti (tvorca udalosti) alebo z preddefinovanej databázy zamestnancov) pomocou nástroja na odosielanie notifikácií.
   * Detaily e-mailu:
     * **Predmet**: „Rozhodnutie o dovolenkovej žiadosti“
     * **Telo**:
       * Schválenie: „Vaša žiadosť o dovolenku na [dátumy] bola schválená.“
       * Zamietnutie: „Vaša žiadosť o dovolenku na [dátumy] bola zamietnutá, pretože iný zamestnanec z vášho oddelenia je už na dovolenke v týchto dátumoch.“

Komponenty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých komponentov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Komponenty sú stavebnými prvkami každého AI Flow. Umožňujú vytvárať komplexné interakcie a automatizovať úlohy prepájaním rôznych funkcionalít. Každý komponent slúži na špecifický účel, ako napríklad spracovanie vstupu používateľa, spracovanie dát alebo integrácia s externými službami.

Vytvorenie udalosti v Google Kalendári

Integrujte svoje pracovné postupy s Google Kalendárom. Táto komponenta spustí automatizáciu, keď je v určenom Google Kalendári vytvorená nová udalosť, čo vám umožní bezproblémovo prepojiť plánovanie s ďalšími akciami alebo upozorneniami vo vašom procese.

Pozrieť Vytvorenie udalosti v Google Kalendári

Parsovať dáta

Komponent Parsovať dáta premieňa štruktúrované dáta na obyčajný text pomocou prispôsobiteľných šablón. Umožňuje flexibilné formátovanie a konverziu dátových vstupov pre ďalšie použitie vo vašom pracovnom postupe, čím pomáha štandardizovať alebo pripraviť informácie pre nasledujúce komponenty.

Pozrieť Parsovať dáta

LLM OpenAI

FlowHunt podporuje desiatky modelov na generovanie textu, vrátane modelov od OpenAI. Tu je návod, ako používať ChatGPT vo vašich AI nástrojoch a chatbot-och.

Pozrieť LLM OpenAI

AI Agent

Komponent AI Agent v FlowHunt posilňuje vaše workflowy autonómnym rozhodovaním a schopnosťou používať nástroje. Využíva veľké jazykové modely a pripája sa k rôznym nástrojom na riešenie úloh, sledovanie cieľov a poskytovanie inteligentných odpovedí. Ideálny na tvorbu pokročilých automatizácií a interaktívnych AI riešení.

Pozrieť AI Agent

Zobraziť udalosti

Komponent Zobraziť udalosti vám umožňuje načítať a filtrovať udalosti kalendára v rámci zvoleného časového rozsahu s využitím integrácie Google Kalendára. Ideálne na automatizáciu pracovných postupov, ktoré vyžadujú aktuálne plánovacie údaje – podporuje vyhľadávanie udalostí, obmedzenie výsledkov a prispôsobenie parametrov účastníkov.

Pozrieť Zobraziť udalosti

Vytvoriť udalosť

Komponent Vytvoriť udalosť vo FlowHunt vám umožňuje automatizovať vytváranie udalostí v Google Kalendári. Jednoducho určte účastníkov, čas udalosti, popis a ďalšie možnosti, vrátane generovania Google Meet odkazov a nastavenia pripomienok—zjednodušuje plánovanie vo vašich automatizovaných pracovných postupoch.

Pozrieť Vytvoriť udalosť

Vymazať udalosť

Jednoducho automatizujte odstránenie udalostí z Google Kalendára pomocou komponentu Vymazať udalosť. Pripája sa priamo k vášmu kalendáru, umožňuje workflowom mazať udalosti a voliteľne informovať účastníkov, čím zjednodušuje správu kalendára vo vašich tokoch.

Pozrieť Vymazať udalosť

Nástroj na e-mailové notifikácie

Vďaka nástroju na e-mailové notifikácie budú vaše chatboty generovať leady a okamžite informovať váš tím.

Pozrieť Nástroj na e-mailové notifikácie

Výstup chatu

Objavte komponent Výstup chatu vo FlowHunt—dokončite odpovede chatbotu s flexibilným, viacdielnym výstupom. Nevyhnutné pre plynulé dokončenie flow a tvorbu pokročilých, interaktívnych AI chatbotov.

Pozrieť Výstup chatu

Opis flow

Účel a výhody

Prehľad

Tento pracovný tok automatizuje proces spracovania dovolenkových žiadostí, ktoré sú zadávané ako udalosti v Google Kalendári. Integráciou AI agenta s Google Kalendárom a e-mailovými notifikáciami systém vyhodnotí dovolenkové žiadosti podľa vopred stanovených firemných pravidiel, podľa toho aktualizuje kalendár a informuje žiadajúceho zamestnanca o rozhodnutí. To prináša efektivitu, transparentnosť a škálovateľnosť do tradične manuálneho HR procesu.

Spúšťač: Nová udalosť v Google Kalendári

  • Automatizácia sa spustí vždy, keď je v konkrétnom Google Kalendári vytvorená nová udalosť (nastavený pre dovolenkové žiadosti, napr. arshiakahani@gmail.com).
  • Udalosť zvyčajne obsahuje meno zamestnanca, oddelenie, požadované dátumy dovolenky a ďalšie relevantné podrobnosti v názve a popise.

Spracovanie údajov

  • Údaje z udalosti sa spracujú a prevedú do jednoduchého textového formátu pomocou šablóny, aby boli vhodné na ďalšie spracovanie AI agentom.
  • Tým je zabezpečené, že agent dostane všetky potrebné informácie (meno zamestnanca, oddelenie, dátumy atď.) v štruktúrovanej a prehľadnej podobe.

AI agent: Logika schvaľovania dovoleniek

Jadrom pracovného toku je AI agent („Manažér dovoleniek“) s touto logikou:

  1. Extrahuje podrobnosti udalosti:

    • Prečíta udalosť a získa meno zamestnanca, oddelenie, požadované dátumy a ID udalosti.
    • Overí, že ide skutočne o dovolenkovú žiadosť (napr. názov obsahuje „Dovolenková žiadosť“).

  2. Vyhodnotí žiadosť:

    • Aplikuje pravidlo: Iba jeden zamestnanec z oddelenia môže byť na dovolenke v ten istý deň.
    • Vyhľadá v kalendári prekryvné udalosti „Schválená dovolenka“ pre rovnaké oddelenie a dátumy.
    • Na základe týchto pravidiel rozhodne o schválení alebo zamietnutí žiadosti.
    • Zaznamená odôvodnenie rozhodnutia na kontrolu a transparentnosť.

  3. Aktualizuje kalendár:

    • Ak je žiadosť schválená, vytvorí novú udalosť s názvom zmeneným na „Schválená dovolenka: [Meno zamestnanca]“ (a pôvodnú žiadosť zmaže).
    • Ak je zamietnutá, dovolenkovú žiadosť z kalendára zmaže.

  4. Notifikuje zamestnanca:

    • Pošle notifikačný e-mail zamestnancovi s informáciou o schválení alebo zamietnutí.
    • E-mail obsahuje jasný predmet a text, vrátane dôvodu zamietnutia, ak je to relevantné.

Integrované nástroje

AI agent môže použiť tieto nástroje, pripojené ako uzly pracovného toku:

Názov nástrojaFunkcionalita
Zobraziť udalostiVyhľadáva v kalendári prekryvné alebo konfliktné dovolenkové udalosti.
Vytvoriť udalosťPridáva novú udalosť do kalendára na zaznamenanie schválenej dovolenky.
Zmazať udalosťMaže udalosti v kalendári (na upratovanie žiadostí aj zamietnutých dovoleniek).
Notifikačný e-mailOdosiela e-maily o schválení alebo zamietnutí žiadosti zamestnancovi.
OpenAI LLMPoskytuje jazykové a logické schopnosti pre agenta.

Výstup

  • Rozhodnutie agenta a jeho odôvodnenie sa zobrazia v chatovom rozhraní, kde si ich môže HR alebo manažér skontrolovať.
  • Všetky akcie (schválenia, zamietnutia, notifikácie) sú vykonávané automaticky, čím sa minimalizuje manuálny zásah.

Prečo je tento pracovný tok užitočný

  • Škálovateľnosť: Zvládne veľké množstvá dovolenkových žiadostí s konzistentným uplatňovaním pravidiel.
  • Automatizácia: Znižuje manuálnu záťaž HR a skracuje reakčné časy.
  • Transparentnosť: Zaznamenáva rozhodnutia a posiela jasné oznámenia žiadateľom.
  • Flexibilita: Pravidlá a logiku možno rozšíriť aj na komplexnejšie politiky (napr. kapacita tímu, typy voľna).
  • Integrácia: Bezproblémovo prepája Google Kalendár a e-mail, čo uľahčuje začlenenie do existujúcich procesov.

Schéma toku procesu

Nižšie je zjednodušený tok automatizácie:

  1. Nová udalosť v kalendári (Dovolenková žiadosť)
    ⮑ Spracovanie údajov udalosti
    ⮑ AI agent hodnotí žiadosť:
    • Kontroluje konflikty
    • Schváli alebo zamietne
      ⮑ Kalendár aktualizovaný (Vytvoriť/Schváliť alebo Zmazať/Zamietnuť)
      ⮑ Notifikačný e-mail odoslaný zamestnancovi
      ⮑ Rozhodnutie zaznamenané v chat outpute

Príkladový scenár

  1. Peter z účtovného oddelenia pošle dovolenkovú žiadosť na 10. – 15. júla.
  2. Pracovný tok sa spustí pri vytvorení udalosti, spracuje žiadosť a odošle ju AI agentovi.
  3. Agent skontroluje, či už niekto z účtovného oddelenia nemá schválenú dovolenku na tieto dátumy.
    • Ak nie, žiadosť je schválená: udalosť sa preuloží ako „Schválená dovolenka: Peter“ a pošle sa schvaľovací e-mail.
    • Ak už má Kamil z účtovného schválenú dovolenku na 12. júla, žiadosť je zamietnutá: udalosť sa zmaže a Peter dostane zamietací e-mail s dôvodom.

Táto automatizácia zabezpečuje férovosť, súlad s HR politikami a včasnú komunikáciu – je preto ideálna pre organizácie, ktoré chcú zefektívniť správu dovoleniek a znížiť administratívnu záťaž.

Vytvorme si vlastný AI tím

Pomáhame firmám, ako je tá vaša, vyvíjať inteligentné chatbota, servery MCP, AI nástroje alebo iné typy AI automatizácie na nahradenie ľudí pri opakujúcich sa úlohách vo vašej organizácii.

Naplánujte si demo Vyskúšajte teraz

Zistiť viac

AI asistent s prehľadom o Google Kalendári
AI asistent s prehľadom o Google Kalendári

AI asistent s prehľadom o Google Kalendári

Inteligentný AI asistent, ktorý sa integruje s Google Kalendárom, aby používateľom pomohol spravovať ich rozvrh. Používatelia môžu komunikovať cez chat, kontrol...

3 min čítania
Vytvoriť udalosť
Vytvoriť udalosť

Vytvoriť udalosť

Komponent Vytvoriť udalosť vo FlowHunt vám umožňuje automatizovať vytváranie udalostí v Google Kalendári. Jednoducho určte účastníkov, čas udalosti, popis a ďal...

3 min čítania
Automation Google Calendar +4
Vytvorenie udalosti v Google Kalendári
Vytvorenie udalosti v Google Kalendári

Vytvorenie udalosti v Google Kalendári

Integrujte svoje pracovné postupy s Google Kalendárom. Táto komponenta spustí automatizáciu, keď je v určenom Google Kalendári vytvorená nová udalosť, čo vám um...

2 min čítania
Automation Calendar +3